Planning Web

Actualités, mises à jour et conseils autour de Planning Web, l’application SaaS de planification B2B pour les équipes et les entreprises.

Calcul d’heures en jours : la nouveauté de Planning Web

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Beaucoup d’entreprises raisonnent en jours, pas en heures. Les congés, les formations, les interventions chez un client et la facturation se comptent en journées. Pourtant, Planning Web totalisait jusqu’ici uniquement des heures.

Pourquoi compter en jours plutôt qu’en heures ?

Un dirigeant de TPE ou de PME pense rarement en heures. Il veut savoir combien de jours de formation ont été réalisés. Il cherche aussi à connaître les jours de présence d’une équipe. Certains facturent même leurs interventions à la journée.

Jusqu’ici, il fallait donc convertir les heures en jours de travail à la main, souvent dans un tableur. Cette opération prend du temps. Elle génère aussi des erreurs, surtout quand les ressources n’ont pas toutes le même horaire.

Un temps partiel, une équipe à 35 h, une autre à 39 h, des horaires qui changent selon le jour : chaque cas fausse la conversion. Le calcul d’heures en jours automatique règle ce problème.

Le sélecteur Heures / Jours dans la page Calcul d’heures

La page Calcul d’heures de Planning Web affiche désormais tous ses résultats en jours, arrondis à la demi-journée. Un sélecteur Heures / Jours se trouve à côté du bouton Calculer. Par défaut, l’affichage reste en heures.

La bascule est instantanée. Vous n’avez pas besoin de relancer le calcul, car Planning Web calcule les deux unités en même temps.

Tout suit l’unité choisie :

  • les totaux travaillé et non travaillé ;
  • le tableau par code d’activité ;
  • les résultats par ressource et par affectation ;
  • les répartitions détaillées ;
  • l’onglet de ventilation par jour ;
  • le graphique en anneau.

De plus, les exports PDF et Excel reprennent l’unité affichée à l’écran. Vous transmettez donc exactement ce que vous voyez.

Une conversion qui respecte l’horaire de chaque ressource

Planning Web ne divise pas simplement les heures par 8. Le logiciel s’appuie sur les heures prévues de chaque ressource, jour par jour. Il tient compte des horaires généraux de l’entreprise, des horaires hebdomadaires propres à la ressource et des plages horaires précises.

Ainsi, une même tâche de 4 h ne vaut pas la même chose pour tout le monde. Elle représente 0,5 jour pour une personne qui travaille 8 h ce jour-là. En revanche, elle représente 1 jour pour une personne qui ne travaille que 4 h ce jour-là.

Le résultat reflète donc la réalité de chaque collaborateur, y compris à temps partiel.

Les règles du décompte en demi-journées

Planning Web arrondit à la demi-journée supérieure, avec un maximum de 1 jour par jour. Voici des exemples pour une ressource qui travaille 8 h ce jour-là.

Tâche planifiéeRésultat
Journée entière un jour travaillé1 jour
Journée entière un jour non travaillé (ex. samedi)0 jour
De 8 h à 12 h0,5 jour
De 8 h à 10 h0,5 jour
De 8 h à 17 h1 jour
Durée saisie de 4 h0,5 jour

Une demi-journée entamée compte donc pour une demi-journée. C’est pourquoi une tâche de 8 h à 10 h vaut 0,5 jour.

Le travail de nuit

Une nuit complète, par exemple de 21 h à 5 h, compte pour 1 jour. Planning Web ne la découpe pas en deux demi-journées sur deux dates. Une personne qui ne travaille que de nuit totalise ainsi un jour par nuit.

Cette règle intéresse particulièrement les équipes en horaires décalés. C’est le cas, par exemple, d’un logiciel de planning pour le gardiennage, où les agents enchaînent les rondes de nuit.

Le travail un jour habituellement non travaillé

Une ressource peut travailler un samedi, alors que ce jour n’est pas prévu à son horaire. Planning Web compte alors ce travail sur la base d’une journée moyenne de la personne. Il le signale aussi comme « hors plage ». Vous repérez ainsi les écarts au premier coup d’œil.

Les bénéfices pour votre entreprise

Ce calcul d’heures en jours apporte des gains concrets au quotidien :

  • Plus de conversion manuelle : fini les allers-retours dans un tableur.
  • Des chiffres exploitables : congés, paie, facturation au jour et bilans de formation s’appuient sur des données fiables.
  • Un calcul juste : les temps partiels et les horaires variables sont pris en compte.
  • Un export prêt à transmettre : le PDF ou le fichier Excel part directement chez votre comptable, votre client ou votre direction.
  • Aucune attente : le passage des heures aux jours est immédiat.

Si vous suivez aussi les absences, consultez notre article sur la gestion des congés en ligne. Les deux fonctions se complètent bien.

Comment utiliser le calcul d’heures en jours

Le parcours tient en quatre étapes :

  1. Ouvrez la page Calcul d’heures.
  2. Choisissez la période (mois en cours, semaine précédente, dates personnalisées) et filtrez si besoin par ressource, affectation ou équipe.
  3. Cliquez sur Calculer.
  4. Basculez sur Jours avec le sélecteur, puis exportez en PDF ou XLS si nécessaire.

Vous trouverez le détail dans la rubrique « Calcul d’heures » de la documentation de l’application.

Les limites à connaître

Ce calcul a trois limites, et mieux vaut les connaître :

  • Le quota d’heures d’une ressource (par exemple 1 607 h par an) et son solde restent affichés en heures, car le quota est défini en heures.
  • L’arrondi se fait toujours à la demi-journée supérieure. Une courte intervention d’une heure compte donc pour une demi-journée. Ce choix est volontaire et suit la logique de la demi-journée entamée.
  • La période de calcul reste limitée à 13 mois, comme pour le calcul en heures.

FAQ : calcul d’heures en jours dans Planning Web

Comment afficher le calcul d’heures en jours ?

Ouvrez la page Calcul d’heures, lancez le calcul avec le bouton Calculer, puis choisissez Jours dans le sélecteur Heures / Jours. L’affichage change aussitôt, sans nouveau calcul.

Planning Web arrondit-il les jours à la demi-journée ?

Oui. Le logiciel arrondit à la demi-journée supérieure, avec un maximum de 1 jour par jour. Une tâche de 8 h à 10 h compte ainsi pour 0,5 jour.

Les exports PDF et Excel sont-ils aussi en jours ?

Oui. Les exports PDF et Excel reprennent l’unité affichée à l’écran. Si vous affichez les jours, l’export contient les jours.

Le quota d’heures est-il converti en jours ?

Non. Le quota d’heures et son solde restent en heures, puisque le quota est défini en heures.

Comment est compté le travail de nuit ?

Une nuit complète, par exemple de 21 h à 5 h, compte pour 1 jour. Elle n’est pas répartie sur deux dates.

Essayez le calcul d’heures en jours

Vous gérez des équipes en temps partiel, en horaires variables ou en poste de nuit ? Le calcul d’heures en jours vous fait gagner du temps et fiabilise vos totaux. Pour comparer les solutions du marché, lisez notre guide Comment choisir son logiciel de planning en 2026. Les PME trouveront aussi des repères dans notre page sur le logiciel de planning pour PME.

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Annualisation du temps de travail : calcul, compteur d’heures et suivi au quotidien

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L’annualisation du temps de travail permet d’adapter les horaires des salariés aux variations d’activité. Ainsi, les semaines chargées compensent les semaines creuses, sur une période de référence d’un an. Ce mode d’organisation apporte de la souplesse. En revanche il impose un suivi rigoureux des heures. Voici donc comment fonctionne l’annualisation, comment la calculer et comment la suivre sans tableur.

Qu’est-ce que l’annualisation du temps de travail ?

L’annualisation est une forme d’aménagement du temps de travail. Au lieu de raisonner sur 35 heures par semaine, l’entreprise raisonne en effet sur un volume d’heures annuel. Par exemple, le salarié peut ainsi travailler 40 heures en haute saison et 30 heures en période calme, sans que ces écarts soient traités semaine par semaine.

Elle concerne surtout les activités saisonnières ou irrégulières : services à la personne, tourisme, restauration, BTP, collectivités, associations. Pour l’employeur, elle limite notamment le recours aux heures supplémentaires en pic d’activité. Pour le salarié, elle s’accompagne par ailleurs souvent d’un salaire mensuel constant.

Un cadre fixé par accord

L’annualisation est en principe prévue par un accord d’entreprise ou un accord de branche. Cet accord précise notamment :

  • la période de référence, généralement de 12 mois, qui ne commence pas forcément en janvier
  • les limites hautes et basses de la durée hebdomadaire
  • le traitement des absences, des arrivées et des départs en cours de période
  • enfin, les modalités de communication du compteur d’heures aux salariés.

Chaque accord a ses spécificités. C’est pourquoi, il reste la référence pour paramétrer votre suivi.

Comment calculer l’annualisation : la référence des 1607 heures

Pour un salarié à temps plein, la durée annuelle de référence est de 1607 heures. Ce volume correspond à 35 heures par semaine sur une année, après déduction des congés payés et des jours fériés, journée de solidarité incluse.

Pour un salarié à temps partiel, on applique le prorata du contrat. Un salarié à 80 % aura ainsi un volume d’environ 1286 heures par an.

Pour un salarié arrivé ou parti en cours d’année, le volume est proratisé selon sa durée de présence sur la période de référence. L’accord précise généralement la méthode de calcul.

Les heures supplémentaires en fin de période

En annualisation, les heures effectuées au-delà de 35 heures une semaine donnée ne sont pas automatiquement des heures supplémentaires. Elles se compensent avec les semaines plus légères. Les heures supplémentaires sont en principe décomptées en fin de période de référence, pour les heures réalisées au-delà de 1607 heures. Certains accords prévoient toutefois un plafond hebdomadaire au-delà duquel les heures sont payées au fil de l’eau.

Le lissage de la rémunération

Le plus souvent, le salaire est lissé : le salarié perçoit chaque mois la même rémunération, calculée sur l’horaire moyen. Une régularisation intervient en fin de période si le compteur fait apparaître un écart. Le lissage relève de la paie, mais il repose entièrement sur un compteur d’heures fiable.

Le compteur d’heures, cœur de l’annualisation

Le compteur d’heures est l’outil central de l’annualisation. Pour chaque salarié, il compare deux valeurs :

  • les heures dues depuis le début de la période de référence
  • les heures réellement planifiées ou effectuées sur la même période.

Le solde indique si le salarié est en avance ou en retard sur son volume annuel. Un solde négatif en milieu d’année n’est pas forcément un problème : il peut correspondre à une période creuse prévue. C’est pourquoi le suivi doit aussi permettre une projection jusqu’à la fin de la période.

Tenir ce compteur dans un tableur devient vite fastidieux. Chaque modification de planning oblige à recalculer, et le risque d’écart augmente avec le nombre de salariés. C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses structures cherchent à remplacer Excel pour leur planning d’équipe.

Suivre l’annualisation avec Planning Web

Planning Web intègre un système de quota d’heures par salarié, adapté au suivi de l’annualisation. Le principe est simple : le planning sert à la fois à organiser le travail et à alimenter le compteur.

Un quota annuel par salarié

Dans la fiche de chaque salarié, vous définissez un quota (par exemple 1607 heures) et le premier mois de la période de référence : janvier, juin, septembre ou tout autre mois. Un salarié à temps partiel reçoit simplement un quota proratisé.

Deux soldes complémentaires

Dans le calcul d’heures, Planning Web affiche deux informations côte à côte :

  • le solde au prorata, qui compare les heures planifiées aux heures dues sur les dates choisies. Il répond à la question : « Où en est le salarié aujourd’hui ? » ;
  • le solde de fin de période, qui compare le quota complet à toutes les heures planifiées, y compris celles déjà prévues dans les mois à venir. Il répond à la question : « Le volume sera-t-il atteint au terme de la période ? ».

Obtenir ces deux vues en un seul calcul, sans ralentir l’application, a demandé un vrai travail technique. Les deux soldes sont calculés à partir d’une seule lecture des données, avec des tests garantissant que les calculs d’heures existants restent strictement identiques.

Travaillé ou non travaillé : un réglage déterminant

Chaque type de tâche est paramétré comme « travaillé » ou « non travaillé ». Les congés, par exemple, sont affichés à part et ne réduisent pas le quota dû. Ce fonctionnement est cohérent avec la référence des 1607 heures, qui intègre déjà les congés payés. Les congés eux-mêmes peuvent être gérés directement dans l’outil grâce à la gestion des congés en ligne.

Des exports pour la paie

Les résultats s’exportent en PDF et en Excel, avec le solde, la base du quota et le quota dû. Planning Web assure le suivi des heures. Le lissage de la rémunération et la majoration des heures supplémentaires restent du ressort de votre logiciel de paie.

Le fonctionnement détaillé est présenté sur la page Quota d’heures et annualisation.

Questions fréquentes sur l’annualisation du temps de travail

Pourquoi 1607 heures par an ?

Ce volume correspond à 35 heures hebdomadaires sur une année, après déduction des congés payés et des jours fériés. Il intègre la journée de solidarité. C’est la référence pour un salarié à temps plein en annualisation.

La période de référence commence-t-elle forcément en janvier ?

Non. L’accord peut fixer une période de 12 mois consécutifs commençant à n’importe quelle date, par exemple de septembre à août pour suivre une année scolaire.

Quand les heures supplémentaires sont-elles payées en annualisation ?

En principe, elles sont décomptées en fin de période de référence, pour les heures effectuées au-delà de 1607 heures. Un accord peut prévoir un paiement en cours de période au-delà d’un plafond hebdomadaire.

Comment suivre le solde d’heures d’un salarié en cours d’année ?

Il faut comparer les heures planifiées aux heures dues à la même date. Un logiciel de planning avec un quota annuel, comme Planning Web, calcule automatiquement ce solde au prorata et la projection en fin de période.

Un logiciel de planning remplace-t-il le logiciel de paie ?

Non. Il fournit le compteur d’heures et les soldes de chaque salarié. La rémunération lissée, les majorations et les régularisations restent gérées par la paie.

Pour aller plus loin

L’annualisation est un critère important lors du choix d’un outil. Pour comparer les solutions, consultez notre guide Comment choisir son logiciel de planning en 2026.

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Planning Web détecte les tâches hors plages horaires de vos salariés

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Alerte Planning Web quand une tâche sort des horaires habituels d'un salarié

Vous planifiez une intervention pour un de vos salariés, de 12h à 13h, chez un client. Vous confirmez au client, c’est réservé. Le lendemain, votre salarié vous demande pourquoi vous lui avez confié une intervention en dehors de ses horaires. Il faut rappeler le client, trouver un nouveau créneau, et gérer la situation dans l’urgence…

Ce type de situation est courant dès qu’un planning gère plusieurs salariés avec des horaires différents. Une secrétaire, un responsable ou un remplaçant qui saisit une tâche ne connaît pas toujours par cœur les horaires précis de chaque personne. Planning Web propose désormais une réponse directe à ce problème.

Trois façons de définir les horaires de chaque salarié

Planning Web permet déjà de personnaliser les horaires par salarié, en plus des horaires généraux que vous définissez dans les paramètres de la société. Vous choisissez parmi trois modes :

  • Les heures définies dans les paramètres, communes à toute la société. C’est le mode par défaut.
  • Des heures simples, une valeur par jour de semaine, propre au salarié.
  • Des plages horaires précises, avec des créneaux définis jour par jour (par exemple 8h à 12h et 14h à 18h).

C’est ce troisième mode, les plages précises, qui permet à Planning Web de savoir exactement quand un salarié travaille, heure par heure, et pas seulement combien d’heures il doit faire dans la journée.

Créer les plages horaires d'un salarié dans le planning Web
Définir les plages horaires d’un salarié

Une alerte avant l’enregistrement d’une tâche hors plage

Quand vous configurez un salarié en mode « plages précises », Planning Web surveille désormais chaque tâche avec horaires qui lui est affectée. Si vous déplacez, redimensionnez ou créez une tâche depuis le panneau des tâches à planifier, ou si vous modifiez ses dates, et qu’elle tombe en dehors des plages de travail du salarié, une fenêtre de confirmation apparaît immédiatement.

Le message est clair : la tâche sort des horaires habituels de la personne, et vous devez confirmer explicitement avant que l’enregistrement devienne définitif. Un simple refus annule l’action.

Dans l’exemple du rendez-vous de 17h à 18h, cette alerte se déclenche dès la saisie, avant même d’enregistrer le planning.

Le défi technique : une vérification fiable, pas seulement visuelle

Afficher une alerte à l’écran est une chose. Empêcher qu’on la contourne en est une autre. Dans un planning que plusieurs personnes utilisent en même temps au sein d’une même société, on peut créer ou modifier une tâche depuis plusieurs points de l’interface : le planning lui-même, le panneau des tâches à planifier, ou un enregistrement en lot.

Nous avons donc construit ce contrôle pour qu’il revérifie chaque tâche côté serveur, et pas seulement côté navigateur. Planning Web n’enregistre jamais une tâche hors plage sans confirmation explicite, quel que soit le chemin que vous empruntez pour la créer ou la modifier. Cette double vérification garantit la cohérence du planning, même quand plusieurs utilisateurs travaillent en parallèle.

Un repère visuel directement sur le planning

Le mode « plages précises » apporte aussi un repère visuel. Dans la vue par heures du planning, quand vous affichez une seule ressource ou toutes les ressources sur une seule journée, les créneaux en dehors des plages de travail prennent un fond gris translucide. Les créneaux réellement travaillés restent blancs.

Ce repère se combine avec les indicateurs existants, comme les heures de nuit ou le week-end. Vous le retrouvez aussi sur l’agenda PDF d’un salarié, dans l’aperçu de la page Suivi et dans l’impression individuelle depuis la page d’impression.

Ventiler les heures hors plage dans le calcul d’heures

Le calcul d’heures de Planning Web affiche désormais une colonne « Hors plage », dans les tableaux par code et par ressource. Elle indique le nombre d’heures des tâches horodatées qui tombent en dehors des plages de travail d’un salarié en mode « plages précises ». Le calcul rapide depuis le planning affiche le même total.

Cette information permet à un responsable de repérer, salarié par salarié, les écarts entre les horaires prévus et les horaires réellement planifiés, sans vérifier chaque tâche manuellement.

distinctions de heures hors plages horaire dans le calcul d'heures de Planning Web
distinctions de heures hors plages horaire

Plusieurs plages par jour : le cas des métiers en services

Le mode « plages précises » ne se limite pas à un seul créneau par jour. Un salarié peut avoir plusieurs plages sur une même journée, ce qui correspond parfaitement aux métiers organisés en services, comme la restauration : petit-déjeuner, déjeuner et dîner, avec des coupures entre chaque service.

Planning Web prend en compte chaque plage indépendamment pour calculer les heures et détecter les tâches hors plage, ce qui permet un contrôle précis même avec des horaires fractionnés dans la journée.

On peut créer plusieurs plages horaires

Questions fréquentes

Comment activer les plages horaires personnalisées pour un salarié ?

Ouvrez la fiche du salarié dans la page Ressources, cliquez sur le bouton « Heures hebdomadaires », puis sélectionnez le mode « Plages précises » et renseignez les créneaux souhaités pour chaque jour.

Une tâche journée entière peut-elle être signalée hors plage ?

Non. Le contrôle ne concerne que les tâches ayant des horaires de début et de fin. Une tâche journée entière, sans horaire précis, n’est jamais signalée hors plage.

Peut-on tout de même enregistrer une tâche hors plage malgré l’alerte ?

Oui. L’alerte demande une confirmation, elle ne bloque pas l’action de façon définitive. L’objectif est d’attirer l’attention avant l’enregistrement, pas d’empêcher les exceptions justifiées.

Cette fonctionnalité est-elle accessible à tous les rôles utilisateurs ?

L’enregistrement des heures personnalisées d’un salarié est réservé aux rôles Superviseurs et Utilisateurs. La visualisation des plages et des alertes reste accessible aux autres rôles concernés par la planification.

Comment revenir aux horaires par défaut de la société pour un salarié ?

Rouvrez le bouton « Heures hebdomadaires » de la ressource, sélectionnez « Utiliser les heures définies dans les paramètres », validez, puis enregistrez la fiche.

Découvrez Planning Web en action et testez la gestion des plages horaires personnalisées avec votre propre équipe.

Annulez une modification en un clic, même à plusieurs sur le même planning

par
Annuler une modification sur un planning

On travaille vite sur un planning. Une tâche déplacée un peu trop rapidement, un mauvais horaire saisi, une suppression décidée puis regrettée quelques secondes après : ça arrive à toutes les équipes, surtout en pleine semaine chargée. Jusqu’ici, revenir en arrière dans Planning Web demandait de tout ressaisir à la main.

Ce n’est plus le cas. Après les rappels automatiques ou l’édition tactile sur mobile, Planning Web ajoute un bouton Annuler dans sa barre d’outils, accompagné du raccourci Ctrl+Z pour les habitués du clavier. Une fonction qui semble toute simple, mais qui posait une vraie question dès qu’on l’imagine sur un planning que plusieurs personnes modifient en même temps.

Comment fonctionne l’annulation dans Planning Web

Le principe est direct : à chaque instant, Planning Web garde en mémoire votre toute dernière action. Si vous changez d’avis, un clic sur l’icône Annuler restaure aussitôt l’état précédent, comme dans un traitement de texte.

L’annulation couvre les gestes les plus courants sur une tâche :

  • la création d’une tâche
  • la modification via la fenêtre d’édition
  • le déplacement à la souris
  • le redimensionnement à la souris
  • la suppression

Concrètement, une tâche déplacée au mauvais endroit revient à sa place en un clic. Une tâche supprimée par réflexe réapparaît instantanément, sans même repasser par la corbeille.

Deux règles simples à connaître :

  • L’annulation ne porte que sur la toute dernière action, pas sur un historique complet. Pas d’empilement, pas de « annuler, puis annuler encore ». Ce choix est volontaire : un geste rapide et sans ambiguïté plutôt qu’une pile compliquée à suivre.
  • Elle reste disponible le temps de votre session en cours, pendant une fenêtre d’environ 45 secondes. Passé ce délai, ou après un rechargement de page, l’action n’est plus annulable. Autant dire qu’il vaut mieux agir vite, comme un vrai réflexe de clavier.

Le vrai défi : un planning modifié à plusieurs en temps réel

Sur un traitement de texte, vous êtes seul face à votre document. Sur Planning Web, plusieurs membres d’une même équipe peuvent modifier le même planning au même moment : un responsable ajuste des horaires pendant qu’un collègue déplace une tâche sur un autre poste, ailleurs sur l’écran.

Un bouton Annuler classique, pensé pour un usage solo, aurait pu créer un problème inattendu : annuler votre dernière action au mauvais moment, en écrasant au passage ce qu’un collègue venait de faire sur la même tâche quelques secondes plus tôt. C’est précisément ce point qui a demandé le plus de travail.

Avant d’appliquer une annulation, Planning Web vérifie désormais que personne d’autre n’est en train de travailler sur la tâche concernée. Ce contrôle s’appuie sur le même mécanisme de verrouillage qui protège déjà vos plannings contre les modifications simultanées. Si un collègue a la tâche ouverte au moment où vous cliquez sur Annuler, l’action est bloquée avec un message clair, plutôt que d’écraser silencieusement son travail.

Autre choix assumé : certaines actions ne sont volontairement pas couvertes par l’annulation. C’est le cas des opérations groupées, comme coller une semaine entière, décaler plusieurs dates ou modifier une série de tâches liées entre elles. Ces actions touchent un nombre de tâches trop important pour garantir un retour en arrière fiable et instantané. Plutôt qu’une fausse promesse, Planning Web réserve l’annulation aux gestes du quotidien, ceux où elle apporte une vraie tranquillité d’esprit sans complexifier l’ensemble du planning.

Résultat : une fonction qui paraît toute simple à l’usage, un bouton, un raccourci, un retour en arrière instantané, mais qui repose sur une vérification pensée spécifiquement pour un planning d’équipe utilisé à plusieurs en temps réel.

Combien de temps ai-je pour annuler une action ?

Environ 45 secondes après l’avoir effectuée, tant que votre session reste active. Passé ce délai ou après un rechargement de page, l’action n’est plus annulable et Planning Web l’indique clairement.

L’annulation fonctionne-t-elle sur les actions groupées, comme coller une semaine ?

Non, volontairement. Les opérations qui touchent plusieurs tâches à la fois (copier-coller une période, décaler des dates, gérer des séries ou des cycles) ne sont pas couvertes, car un retour en arrière fiable sur un grand nombre de tâches n’est pas garanti de la même façon.

Que se passe-t-il si un collègue travaille sur la même tâche que moi ?

Planning Web vérifie qu’aucun autre utilisateur n’a la tâche ouverte au moment où vous cliquez sur Annuler. Si c’est le cas, l’annulation est bloquée le temps qu’il termine, pour ne jamais écraser une modification en cours ailleurs.

Puis-je annuler plusieurs actions à la suite, comme un historique ?

Non. Seule la toute dernière action peut être annulée, une seule fois. C’est un choix de simplicité : pas de pile d’actions à gérer, un geste clair à chaque fois.

Comment déclencher l’annulation ?

Deux façons, au choix : cliquer sur l’icône dédiée dans la barre d’outils du planning, ou utiliser le raccourci clavier Ctrl+Z, comme dans la plupart des logiciels bureautiques.

En résumé

Reprendre la main sur une action un peu trop rapide, sans repasser par une ressaisie manuelle, y compris sur un planning partagé à plusieurs : c’est tout l’objectif de cette nouvelle fonction Annuler. Elle vient compléter les évolutions récentes de Planning Web pensées pour fluidifier le travail d’équipe au quotidien, sans jamais sacrifier la sécurité des données de chacun.

Pour aller plus loin sur le choix d’un outil adapté à votre équipe, consultez notre guide Comment choisir son logiciel de planning en 2026.

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Notifications de rappel : Recevez une alerte avant chaque échéance dans Planning Web

par
notifications de rappel dans planning web

Dans le quotidien d’une équipe, une tâche oubliée peut vite devenir un problème : un rendez-vous client manqué, une intervention décalée, une livraison ratée. Les plannings organisent le travail, mais encore faut-il recevoir une alerte au bon moment.

C’est pourquoi Planning Web intègre désormais un système de rappel de tâche par notification : vous (ou vos collaborateurs) recevez une alerte sur votre appareil quelques minutes avant le début d’une tâche, même si l’onglet est fermé ou le navigateur en arrière-plan.

Comment fonctionnent les notifications de rappel de tâches dans Planning Web ?

Le système de notifications de rappel repose sur le standard Web Push : Une technologie intégrée aux navigateurs modernes qui permet de recevoir des notifications sans application installée, directement depuis un site web.
Concrètement, cela signifie que :

  • La notification arrive sur votre écran même si Planning Web n’est pas ouvert
  • Un clic dessus ramène directement l’application au premier plan
  • Vous pouvez configurer chaque appareil (PC, téléphone, tablette) indépendamment..

En pratique, vous disposez de quatre délais : 5 minutes, 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure avant le début de la tâche.

Configurer un rappel sur une tâche

La mise en place prend moins d’une minute :

  1. Ouvrir la fiche d’une tâche dans Planning Web.
  2. Cliquer sur l’icône cloche 🔔.
  3. Choisir le délai souhaité (5 min, 15 min, 30 min, 1 heure).
  4. Un message confirme l’activation du rappel.

Pour supprimer un rappel, revenez dans ce même menu et retirez la sélection, ou utilisez le panneau Notifications accessible depuis votre avatar (en haut à droite).

Activer les notifications sur votre appareil (une seule fois)

Avant de recevoir des rappels, enregistrez chaque appareil une fois :

  1. Ouvrir Planning Web.
  2. Cliquer sur votre avatar → Notifications.
  3. Dans la section Statut, cliquer sur Activer.
  4. Accepter la demande du navigateur.

C’est tout. L’appareil enregistré recevra les futures notifications même sans que Planning Web soit ouvert.

Compatibilité : PC, Android, iPhone

Sur PC

Aucune installation requise. Chrome et Edge supportent nativement les notifications Web Push. Le navigateur doit simplement tourner en arrière-plan, ce qui est le comportement par défaut.

notifications de rappel de tâche sur Windows

Sur Android

Chrome est conseillé (Edge est moins bien sur le coup). Les notifications arrivent même navigateur complètement fermé, via le service Google (FCM). Par ailleurs, ajouter Planning Web à l’écran d’accueil (PWA) améliore la fiabilité, sans être obligatoire.an d’accueil (PWA) améliore la fiabilité, sans être obligatoire.

notification de rappel de tâche sur smartphone Android
Notification d’un rappel de Planning Web sur Android


Sur iPhone et iPad (iOS 16.4+)

Apple impose une contrainte supplémentaire : L’application doit être installée sur l’écran d’accueil (PWA) et ouverte via cette icône. Les étapes :

  1. Ouvrir Planning Web dans Safari.
  2. Appuyer sur le bouton Partager → « Sur l’écran d’accueil ».
  3. Ouvrir l’app depuis l’icône installée.
  4. Activer les notifications depuis le panneau Notifications.

Une fois configuré, les notifications arrivent via Apple Push (APNs), même application fermée.

notifications de rappel sur Apple iOS

Le panneau Notifications : tout gérer en un seul endroit

Le panneau Notifications (avatar → Notifications) centralise deux informations :

Statut de l’appareil : Indique si les notifications push sont actives sur cet appareil, avec un bouton pour les activer si ce n’est pas encore fait.

Prochains rappels : Liste tous les rappels à venir pour votre compte, avec la possibilité de supprimer chaque rappel directement (icône corbeille), sans avoir à rouvrir la fiche de la tâche.

liste des prochaines notifications de rappel dans planning Web

Ce que Planning Web gère automatiquement

Le système reste cohérent sans intervention manuelle. Ainsi, quand une tâche change d’horaire, Planning Web recalcule le rappel automatiquement. De même, supprimer une tâche efface ses rappels en même temps. Enfin, si vous révoquez la permission de notification dans le navigateur, Planning Web retire l’enregistrement de l’appareil au prochain rappel.

Et si la tâche change entre-temps ?

Les rappels de Planning Web vous alertent avant le début d’une tâche. Mais que se passe-t-il si un responsable modifie l’horaire, le lieu ou l’affectation après que vous avez activé votre rappel ?

Ainsi, Planning Web propose également la surveillance de tâche. En activant l’icône « œil » sur une tâche, vous recevez une notification push dès qu’un autre utilisateur la modifie ou la supprime. Ensemble, ces deux mécanismes couvrent l’ensemble du cycle de vie d’une tâche : vous savez quand elle approche, et vous savez si elle change.

Conclusion

Les rappels de tâches dans Planning Web permettent à chaque collaborateur de rester alerté au bon moment, sur le bon appareil, sans dépendre de l’ouverture permanente de l’application. Une notification suffit pour ne plus rien manquer.

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Faut-il installer une application pour recevoir les rappels ?

Non, sur PC aucune installation n’est nécessaire. Les notifications Web Push fonctionnent directement dans Chrome et Edge. Sur Android, l’installation en PWA est recommandée mais pas obligatoire. Sur iPhone et iPad, l’ajout à l’écran d’accueil (PWA) est en revanche obligatoire, c’est une contrainte imposée par Apple.

Les notifications arrivent-elles même si le navigateur est fermé ?

A l’exception de Windows où le navigateur doit tourner en arrière-plan (comportement par défaut). Sur Android, les notifications arrivent même navigateur complètement fermé, via Google FCM. Sur iOS, elles arrivent via Apple Push (APNs) une fois la PWA installée.

Puis-je mettre plusieurs rappels sur la même tâche ?

Non, un seul rappel par tâche et par utilisateur. Vous choisissez le délai qui vous convient : 5 minutes, 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure avant le début. Cependant les utilisateurs peuvent de leur côté ajouter pour la même tâche leur propre rappel.

Que se passe-t-il si je modifie l’horaire d’une tâche ?

Le rappel est recalculé automatiquement en fonction du nouvel horaire. Vous n’avez rien à faire manuellement.

Puis-je recevoir les rappels sur plusieurs appareils ?

Oui. Chaque appareil doit être activé séparément depuis le panneau Notifications (avatar → Notifications → Activer). Un même compte peut avoir plusieurs appareils enregistrés simultanément.

Comment désactiver les notifications définitivement ?

Depuis le panneau Notifications, vous pouvez supprimer vos rappels un par un. Pour désactiver complètement les notifications sur un appareil, bloquez la permission dans les paramètres de votre navigateur. L’enregistrement de l’appareil sera alors retiré automatiquement.

Planning Web s’installe sur votre téléphone et votre ordinateur

par
Capture écran d'accueil Android avec icône Planning Web

Vous utilisez votre logiciel de planning sur mobile ou ordinateur au quotidien ? Planning Web peut désormais s’installer directement sur votre appareil comme une vraie application. En un seul clic, Planning Web rejoint votre écran d’accueil ou votre bureau. Pour un logiciel de planning en ligne utilisé au quotidien par vos équipes, ce changement améliore vraiment le confort d’utilisation.

Un accès direct, sans passer par le navigateur

Jusqu’ici, pour ouvrir Planning Web sur votre téléphone, vous deviez ouvrir Chrome ou Safari, retrouver l’onglet, attendre le chargement. Désormais, une icône Planning Web apparaît directement sur votre écran d’accueil. Un seul appui, et vous êtes dans votre planning.

Sur ordinateur, c’est la même chose : Planning Web s’ouvre dans sa propre fenêtre, indépendante du navigateur, comme un vrai logiciel installé sur votre machine.

Une interface plus confortable au quotidien

Une fois installé, Planning Web gagne en confort d’utilisation :

  • Plus de barre de navigation du navigateur — l’interface occupe tout l’écran. Sur mobile, cela représente un gain d’espace vertical appréciable pour visualiser vos plannings.
  • Une expérience proche d’un logiciel natif — la fenêtre dédiée, sans les onglets du navigateur autour, donne une impression de fluidité et de concentration.
  • Un accès plus rapide — plus besoin de chercher l’onglet perdu parmi vos autres pages ouvertes.
Planning Web ouvert comme application sur ordinateur

Comment installer votre logiciel de planning sur mobile ?

L’installation se fait en quelques secondes depuis Planning Web lui-même.

Sur Android (Chrome) : une notification apparaît automatiquement pour vous proposer l’installation. Vous pouvez aussi vous rendre dans le menu À propos → Installer l’application et cliquer sur le bouton dédié.

Sur iPhone et iPad (Safari) : rendez-vous dans le menu À propos → Installer l’application et suivez les instructions affichées à l’écran.

Sur ordinateur (Windows, Mac) : cliquez sur le bouton d’installation dans la barre d’adresse de Chrome, ou passez par À propos → Installer l’application.

Installer Planning Web depuis le menu de l'application

Vos données restent les mêmes

L’installation ne crée pas un nouveau compte. Vous accédez exactement au même Planning Web, avec les mêmes données, les mêmes droits, les mêmes paramètres. C’est simplement un raccourci plus confortable vers votre outil quotidien.

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Est-ce que je dois créer un compte pour installer Planning Web ?

Non. L’installation s’adresse aux utilisateurs qui ont déjà un accès Planning Web. Elle ne crée pas de nouveau compte, elle ajoute simplement un raccourci vers votre espace existant.

L’application fonctionne-t-elle sans connexion internet ?

Planning Web est un logiciel de planning en ligne — une connexion internet est nécessaire pour accéder à vos données en temps réel. L’installation ne change pas ce fonctionnement.

Est-ce compatible avec tous les appareils ?

Oui. L’installation est disponible sur Android, iPhone, iPad, et sur ordinateur (Windows et Mac) avec Chrome ou Edge. Sur Safari iOS, une manipulation simple depuis le menu du navigateur suffit.

Est-ce que ça remplace une application téléchargée depuis un Store ?

Le résultat est très similaire : une icône sur votre écran d’accueil, une fenêtre dédiée, une expérience proche d’une app native. La différence est que vous n’avez rien à télécharger depuis un store – l’installation se fait directement depuis Planning Web.

L’application se met-elle à jour automatiquement ?

Oui. Comme Planning Web est un logiciel en ligne, vous bénéficiez toujours de la dernière version sans aucune action de votre part.

Si je désinstalle l’application, est-ce que je perds mes données ?

Non. Désinstaller Planning Web de votre écran d’accueil ne supprime aucune donnée. Votre planning, vos ressources, vos tâches et vos paramètres sont entièrement stockés sur nos serveurs. Le message affiché par votre téléphone ou ordinateur lors de la désinstallation mentionne la suppression de « données du cache » – il s’agit uniquement de fichiers temporaires du navigateur, sans aucun impact sur votre compte. Vous pouvez réinstaller Planning Web à tout moment et retrouver votre espace exactement comme vous l’avez laissé.

Gestion des congés en ligne : centralisez demandes et plannings

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gestion-conges-en-ligne-planning-web

La gestion des congés en ligne est l’un de ces sujets que l’on remet souvent à plus tard. Tant que ça tient avec des emails et un fichier partagé, pourquoi changer ? Jusqu’au jour où une demande passe entre les mailles, deux personnes partent la même semaine, et le planning est à refaire.

Cet article s’adresse aux responsables RH et dirigeants de PME qui cherchent à fiabiliser ce processus, sans y consacrer une fortune ni plusieurs mois de déploiement.

Le problème : ce que coûte vraiment l’absence d’un outil dédié

Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des congés repose sur un assemblage fragile : un email envoyé au manager, une réponse orale, une case cochée dans un tableau Excel que personne ne met vraiment à jour, et parfois un Post-it collé sur l’écran.

Ce fonctionnement a un coût réel, souvent invisible.

En effet, chaque demande génère en moyenne deux à trois échanges avant d’être validée. Ainsi, en multipliant ce temps par le nombre de collaborateurs et de demandes annuelles, on obtient plusieurs jours de travail perdus, uniquement pour gérer des absences.

Ce fonctionnement a un coût réel, souvent invisible. En effet, chaque demande de congés génère en moyenne deux à trois échanges avant d’être validée. Ainsi, si l’on multiplie ce temps par le nombre de collaborateurs et par le nombre de demandes annuelles, on obtient plusieurs jours de travail perdus par an, uniquement pour traiter des absences.

À cela s’ajoute le risque d’erreur : une validation non répercutée sur le planning, une absence accordée alors qu’un collègue est déjà parti, une demande oubliée dans une boîte mail. Ces situations abîment la confiance entre les équipes et placent le manager dans une position inconfortable.

Enfin, sans visibilité sur les absences à venir, anticiper les périodes de sous-effectif devient très difficile. Organiser les remplacements à temps l’est tout autant.

Ce que change la gestion des congés en ligne

Passer à un outil dédié ne signifie pas forcément investir dans un SIRH complet. Pour une PME, en effet, l’objectif est plus simple : un espace unique où les demandes sont formulées, traitées et répercutées sur le planning.

C’est exactement ce que permet un logiciel de planning pour PME conçu pour des équipes de taille humaine, sans couche de complexité inutile.

Concrètement, les bénéfices concrets sont au rendez-vous dès les premières semaines :

D’abord, Côté collaborateur, la demande se fait directement dans l’outil, en quelques secondes. Plus besoin d’envoyer un email et d’attendre une réponse perdue dans la boîte du manager.

Ensuite, Côté manager, toutes les demandes en attente sont regroupées au même endroit. Il voit d’un coup d’œil les périodes concernées, les chevauchements éventuels, et valide ou refuse avec une action simple.

Enfin, Côté planning, l’absence validée apparaît immédiatement dans le planning de l’équipe. Aucune ressaisie, aucune synchronisation manuelle à faire.

Comment Planning Web gère les demandes de congés

Planning Web propose un système de demandes de congés intégré directement à l’outil de planification. Il repose sur un principe de rôles simples à configurer.

Concrètement, un collaborateur reçoit le rôle Auxiliaire : il peut poser des tâches dans le planning, mais celles-ci restent en attente de validation. Visuellement, la demande est clairement identifiée (arrière-plan en zigzag) pour la distinguer des tâches confirmées.

Dès lors, le responsable voit toutes les demandes en attente et peut les valider ou les refuser depuis l’interface. Une fois validée, la tâche bascule dans le planning actif et devient visible pour toute l’équipe.

Cette approche présente par ailleurs un avantage souvent sous-estimé : le manager valide en ayant sous les yeux le contexte complet. Il voit ainsi immédiatement si une autre personne est déjà absente sur la même période, sans avoir à croiser plusieurs fichiers. Vous pouvez consulter le détail du fonctionnement sur la page dédiée à la gestion des demandes de congés.

Si vous hésitez encore à abandonner votre fichier Excel, l’article Remplacer Excel par un logiciel de planning dresse un comparatif utile des deux approches.

Pourquoi centraliser absences et planning dans le même outil

Beaucoup d’entreprises utilisent deux outils distincts : un pour les congés, un pour le planning. Cette séparation crée inévitablement des désynchronisations.

C’est pourquoi, l’avantage d’un outil unifié est que la validation d’une absence met automatiquement à jour le planning, sans aucune intervention supplémentaire. Le responsable n’a pas à reporter manuellement l’information d’un système à l’autre.

Cela change aussi la façon dont on anticipe. Quand les absences futures sont visibles sur le même écran que les tâches planifiées, les décisions de remplacement ou de réorganisation se prennent bien plus tôt, et bien plus sereinement.

Pour les équipes qui cherchent un outil complet et adapté à 2026, notre guide choisir un logiciel de planning en 2026 vous aidera à cadrer votre choix selon vos besoins réels.

🔔 Savoir si votre demande de congés est acceptée

Poser une demande de congés, c’est souvent accepter d’attendre. En effet, le responsable a-t-il vu la demande ? Va-t-il valider aujourd’hui ou la semaine prochaine ? Sans réponse, difficile d’organiser ses projets personnels.

Planning Web résout ce point d’incertitude avec la surveillance de tâche. Ainsi, lorsqu’un collaborateur pose une demande de congés, il peut activer la surveillance directement depuis la tâche. Un simple clic sur l’icône en forme d’œil suffit. Dès que le responsable valide ou refuse, le collaborateur reçoit une notification push dans son navigateur, sans devoir se reconnecter.

Par ailleurs, ce mécanisme fonctionne dans les deux sens. Le responsable peut également surveiller une tâche de congés et recevoir une notification si le collaborateur la modifie : dates décalées, libellé changé, annulation.

Ce que cela change au quotidien :

Concrètement, plusieurs allers-retours inutiles disparaissent :

  • Tout d’abord, le collaborateur n’a plus besoin de relancer son manager pour connaître l’état de sa demande.
  • Ensuite, le manager n’a plus besoin de penser à prévenir la personne après sa décision.
  • Enfin, Planning Web transmet la décision automatiquement, au moment où elle intervient.

De plus, le collaborateur retrouve ses surveillances actives dans le panneau de notifications et peut en désactiver une à tout moment.

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Planning Web propose un accès d’essai sans engagement. Configurez votre premier planning, invitez vos collaborateurs et testez le circuit de validation des congés en quelques minutes.

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Qu’est-ce que la gestion des congés en ligne ?

La gestion des congés en ligne consiste à centraliser les demandes d’absences, leur validation et leur impact sur le planning dans un outil accessible depuis un navigateur. Elle remplace les échanges par email et les fichiers Excel par un processus structuré et visible par tous les acteurs concernés.

Comment éviter que deux salariés partent en même temps ?

En visualisant les demandes de congés directement sur le planning de l’équipe, le manager voit immédiatement les chevauchements avant de valider une nouvelle demande. C’est l’un des principaux avantages d’un outil unifié par rapport à la gestion par email.

Les salariés peuvent-ils poser leurs congés eux-mêmes ?

Oui. Avec Planning Web, un collaborateur disposant du rôle Auxiliaire peut déposer une demande directement dans le planning. Celle-ci reste en attente de validation jusqu’à ce qu’un responsable l’approuve ou la refuse.

Faut-il un logiciel RH complet pour gérer les congés ?

Non. Pour une PME, un logiciel de planning intégrant un circuit de validation des absences suffit dans la grande majorité des cas. Un SIRH complet représente un investissement et une complexité souvent disproportionnés par rapport aux besoins réels d’une équipe de 5 à 50 personnes.

Planning Web est-il adapté aux petites équipes ?

Oui, Planning Web est conçu pour les PME et les équipes de taille humaine. Il est utilisable sans formation longue et propose un essai gratuit pour tester les fonctionnalités, dont la gestion des demandes de congés, avant tout engagement.

Le collaborateur est-il averti dès que sa demande de congés est traitée ?

Oui. En activant la surveillance sur sa demande, le collaborateur reçoit une notification push dans son navigateur au moment précis où le responsable valide ou refuse. Il n’a pas besoin de se reconnecter pour le savoir, ni de relancer son manager. La décision lui parvient dès qu’elle est prise.

Prêt à simplifier la gestion des congés de votre équipe ?

Planning Web s’installe en quelques minutes et s’adapte à votre organisation dès les premiers jours. Essayez gratuitement et voyez la différence sur votre planning.

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Logiciel de planning pour l’hôtellerie

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logiciel planning hôtellerie Planning Web

Le planning hôtelier : un exercice à part entière

Dans un hôtel, la gestion des plannings ne ressemble à aucun autre secteur. Les équipes tournent 7 jours sur 7, les horaires se chevauchent, les effectifs varient selon le taux d’occupation, et plusieurs services coexistent avec des logiques totalement différentes : la réception ne fonctionne pas comme le housekeeping, et le service petit-déjeuner obéit à ses propres contraintes horaires.

Un logiciel de planning hôtellerie doit tenir compte de tout cela simultanément, sans alourdir le travail du responsable d’hébergement ou du directeur d’exploitation.

Les limites d’Excel en hôtellerie

Beaucoup d’établissements démarrent avec Excel. C’est compréhensible : l’outil est disponible, connu, gratuit. Mais les limites apparaissent rapidement :

  • Pas de visibilité multi-service : un onglet par service, aucune vue consolidée.
  • Erreurs de chevauchement : Excel ne détecte pas qu’une femme de chambre est affectée deux fois en même temps.
  • Pas d’accès mobile : le personnel ne peut pas consulter ses horaires depuis son smartphone.
  • Mise à jour manuelle : la moindre modification oblige à ressaisir, reformater, réimprimer.
  • Aucun calcul automatique : heures travaillées, quotas, soldes de congés — tout est à faire à la main.

En hôtellerie, où un oubli de planning peut se traduire par un étage non nettoyé ou une réception sans agent, ces lacunes coûtent cher.

Ce que Planning Web apporte concrètement à l’hôtellerie

Un planning par service, une vue globale

Avec Planning Web, vous créez autant de groupes de collaborateurs que vous avez de services : réception (matin/après-midi/nuit), housekeeping, restauration interne, petit-déjeuner. Chaque responsable accède à son périmètre ; la direction visualise l’ensemble.

Des horaires types réutilisables

En hôtellerie, les plages horaires se répètent : 6h-14h, 14h-22h, 22h-6h pour la réception ; 7h-11h pour le petit-déjeuner. Planning Web vous permet de créer ces horaires une seule fois et de les appliquer en un clic sur n’importe quel agent, n’importe quel jour.

→ Résultat : un planning hebdomadaire complet se boucle en quelques minutes, pas en une demi-journée.

La gestion des remplacements simplifiée

Taux d’occupation en hausse un week-end ? Absence imprévue d’une femme de chambre ? Planning Web permet d’identifier immédiatement les disponibilités, d’ajuster les affectations et de notifier les salariés concernés. Plus de coups de téléphone en cascade.

Les salariés consultent leurs horaires en ligne

Chaque membre du personnel dispose d’un accès personnel sécurisé pour consulter son emploi du temps depuis son smartphone. En hôtellerie où le turnover est élevé et les équipes parfois saisonnières, cette autonomie réduit les appels entrants et les malentendus.

Le calcul des heures, automatique

Planning Web calcule en temps réel les heures planifiées par collaborateur, par service, par période. Fini les additions manuelles pour vérifier le respect des quotas ou préparer les éléments de paie. Un vrai gain pour les établissements avec des contrats à temps partiel ou modulé, fréquents en hôtellerie.

Hôtellerie : les cas d’usage les plus fréquents

Réception : Couverture 24h/24 avec rotation 3×8, gestion des nuits et des weekends, planification des congés sans découvert.

Housekeeping : Affectation par étage ou par chambre, adaptation quotidienne au taux de remplissage, suivi des heures des extras.

Restauration interne : Organisation des services midi et soir, distinction cuisine/salle, gestion des coupures. Voir aussi notre article sur le logiciel de planning pour les équipes de restauration.

Petit-déjeuner : Service court mais critique : Planning Web permet de planifier précisément les renforts du matin sans perturber le reste de l’organisation.

Planning Web s’adapte à votre taille

Que vous gériez un hôtel indépendant de 10 collaborateurs ou une chaîne de 80 employés répartis sur plusieurs sites, Planning Web évolue avec vous. L’abonnement est mensuel, sans engagement, à partir de quelques euros par mois.

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Peut-on gérer plusieurs services hôteliers dans le même logiciel ?

Oui. Planning Web permet de créer autant de groupes que nécessaire : réception, housekeeping, restauration, petit-déjeuner. Chaque responsable accède à son périmètre, la direction visualise tout en même temps.

Le personnel peut-il consulter ses horaires sur smartphone ?

Oui. Chaque salarié peut disposer d’un accès personnel sécurisé pour consulter son planning depuis n’importe quel appareil connecté, sans avoir besoin d’installer une application.

Planning Web gère-t-il les plannings en 3×8 et les nuits ?

Oui. Vous créez vos tranches horaires types (matin, après-midi, nuit) et les appliquez en un clic. Le logiciel calcule automatiquement les heures travaillées, y compris pour les plages de nuit.

Peut-on adapter le planning en cas de variation du taux d’occupation ?

Oui. Planning Web permet de modifier les affectations à tout moment et de gérer les extras ou renforts ponctuels sans refaire tout le planning. »

Pour aller plus loin

SodeaSoft développe Planning Web depuis 1996. Plus de 2 300 entreprises l’utilisent au quotidien.

Remplacer Excel pour son planning d’équipe : Guide

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Remplacer Excel par un logiciel de planning

Pour gérer un planning d’équipe, Excel a rendu de bons et loyaux services… Dans beaucoup d’entreprises, c’est encore lui qui gère les plannings, les congés, les absences. Et ça fonctionne, jusqu’à un certain point.

Ce point, la plupart des responsables le reconnaissent après coup. Quand l’équipe a grandi. Lorsque deux personnes ont modifié le fichier en même temps et que personne ne sait quelle version est la bonne. Quand un salarié appelle un dimanche soir pour savoir s’il travaille lundi parce qu’il n’a pas accès au fichier depuis son téléphone.

Ce n’est pas qu’Excel soit mauvais. C’est qu’il n’a pas été conçu pour ça.

Les 5 limites d’Excel pour gérer un planning d’équipe

1. Personne n’est notifié quand quelque chose change

Vous modifiez le planning jeudi à 17h. Vos salariés ne le voient pas, sauf s’ils pensent à rouvrir le fichier. Résultat : des malentendus, des absences, des doublons. Excel ne prévient personne, c’est à vous de le faire, à la main, à chaque changement.

2. Le fichier ne se consulte pas depuis un téléphone

Techniquement, un fichier Excel partagé sur OneDrive ou Google Drive est accessible depuis mobile. En pratique, lire un tableau avec des dizaines de colonnes sur un écran de 6 pouces est inutilisable. Pour les équipes terrain ; agents de sécurité, techniciens, serveurs, agents communaux, c’est un vrai problème au quotidien.

3. Les conflits de versions arrivent vite

Dès que deux personnes modifient le fichier en même temps, les problèmes commencent. ⚠️Qui a la bonne version ? Qui a écrasé la modification de l’autre ? Avec une équipe de 10 personnes ou plus, ce scénario arrive régulièrement et génère des erreurs difficiles à tracer.

4. Le calcul des heures est manuel et fragile

Vous avez probablement des formules pour calculer les heures de chaque salarié. Ces formules fonctionnent tant que personne ne touche à la structure du tableau. Dès qu’on ajoute une colonne, déplace une ligne ou copie-colle maladroitement, les calculs déraillent – souvent sans que personne ne s’en aperçoive immédiatement.

5. La gestion des congés n’est pas intégrée

Excel ne gère pas les demandes de congés. Vous avez soit un onglet dédié, soit un autre fichier, soit des emails. Rien n’est lié au planning. Le responsable doit faire la jonction manuellement entre la demande, la validation et la mise à jour du planning. C’est du temps perdu à chaque fois.

Et parlons de la personne qui est dédiée à créer les nouveaux mois ou années 😊 ? Lire aussi : Calendrier partager en ligne

Ce qu’un logiciel de planning dédié change vraiment

Passer à un logiciel de planning ne signifie pas tout réapprendre. Les concepts sont les mêmes : des ressources, des créneaux, des périodes. Ce qui change, c’est que l’outil a été conçu pour ça — et ça se ressent sur chaque tâche du quotidien.

Chaque salarié voit son planning depuis son téléphone. Pas besoin d’appeler, pas besoin d’accéder à un fichier partagé. L’information est là, à jour, accessible en permanence.

Les modifications sont visibles en temps réel. Vous changez un horaire, tout le monde le voit immédiatement. Plus de version obsolète qui circule, plus de malentendu sur qui travaille quand.

Les congés sont intégrés au planning. Un salarié soumet une demande depuis l’application, vous la validez en un clic, le planning se met à jour automatiquement. Tout est au même endroit.

Le calcul des heures est automatique. En fin de mois, vous avez un récapitulatif clair par salarié, par période, par type de tâche. Pas de formule à maintenir, pas d’erreur silencieuse.

L’accès est géré par rôle. Un chef d’équipe voit et modifie son équipe. Un consultant ne voit que son propre planning. Vous gardez le contrôle sans avoir à protéger des onglets ou masquer des colonnes.

Comment migrer sans tout réinventer

La crainte principale quand on envisage de quitter Excel, c’est la migration. « On a des années de données dedans », « les équipes sont habituées », « ça va prendre du temps ».

En pratique, la transition est moins lourde qu’on ne l’anticipe, à condition de procéder méthodiquement.

Étape 1 – Ne migrez pas l’historique. Vos anciennes données Excel n’ont pas besoin d’être importées. Commencez le logiciel à partir d’aujourd’hui ou de la semaine prochaine. L’historique reste consultable dans vos anciens fichiers si besoin.

Étape 2 – Commencez avec une équipe. Pas besoin de basculer toute l’organisation d’un coup. Choisissez une équipe de 5 à 10 personnes, créez le planning sur une ou deux semaines, et voyez si ça correspond à votre façon de travailler.

Étape 3 – Laissez les salariés tester l’accès mobile. C’est souvent là que l’adhésion se joue. Quand un salarié réalise qu’il peut consulter ses horaires depuis son téléphone sans appeler personne, la résistance au changement disparaît rapidement.

Étape 4 – Basculez la gestion des congés en premier. C’est la fonctionnalité qui génère le plus de gain de temps immédiat pour le responsable. Les demandes, les validations, le suivi des soldes – tout centralisé, sans email ni tableau séparé.

Planning Web propose un essai gratuit de 10 jours sans carte bancaire. La plupart des équipes qui testent ont leur premier planning opérationnel en moins d’une journée.

FAQ

Peut-on importer son planning Excel dans un logiciel de planning ?

La plupart des logiciels de planning ne proposent pas d’import direct depuis Excel, et ce n’est généralement pas nécessaire. Il est plus efficace de recréer la structure (ressources, équipes, types de tâches) directement dans le logiciel, qui prend moins d’une heure pour une équipe standard. L’historique des données Excel reste accessible dans vos fichiers existants.

Combien coûte un logiciel de planning par rapport à Excel ?

Excel est inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365, donc son coût direct est faible. Mais son coût réel inclut le temps passé à maintenir les formules, gérer les conflits de versions et traiter les erreurs. Un logiciel de planning comme Planning Web coûte quelques euros par utilisateur et par mois — souvent inférieur au temps économisé dès le premier mois.

Un logiciel de planning fonctionne-t-il sans formation ?

Oui, à condition de choisir un outil conçu pour des profils non techniques. La prise en main de Planning Web ne nécessite pas de formation : les équipes sont opérationnelles en autonomie dès la première utilisation.

Excel peut-il suffire pour une petite équipe ?

Pour une équipe de 3 à 5 personnes avec des horaires stables, Excel peut encore suffire. Dès que l’équipe grandit, que les horaires varient, ou que plusieurs responsables doivent accéder et modifier le planning, les limites d’Excel apparaissent rapidement et le gain d’un logiciel dédié devient évident.

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SodeaSoft développe Planning Web depuis 1996. Plus de 2 300 entreprises l’utilisent au quotidien pour gérer leurs plannings d’équipe.

Comment choisir son logiciel de planning en 2026 : les critères qui comptent vraiment

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Il existe des dizaines de logiciels de planning sur le marché. Certains coûtent plusieurs centaines d’euros par mois, d’autres semblent gratuits jusqu’à ce qu’on découvre les options payantes. Certains sont pensés pour les grandes entreprises avec un service RH dédié, d’autres pour des équipes de 5 personnes qui veulent juste savoir qui travaille jeudi.

Avant de choisir, il vaut mieux se poser les bonnes questions. Voici les critères qui font vraiment la différence dans le quotidien d’une équipe.

1. Le prix est-il vraiment transparent ?

C’est donc la première chose à vérifier. Beaucoup de logiciels affichent un tarif attractif en page d’accueil, mais le prix réel n’apparaît qu’une fois qu’on a demandé une démo, parlé à un commercial, et reçu un devis personnalisé.

Un bon logiciel de planning affiche ses tarifs clairement, sans rendez-vous préalable. Vous devez savoir exactement ce que vous allez payer avant de vous engager, et ce tarif ne doit pas exploser dès que vous ajoutez un utilisateur ou activez une fonctionnalité de base.

La question à se poser : est-ce que je peux calculer ma facture mensuelle en moins de deux minutes, seul, sans parler à personne ?

2. La prise en main est-elle vraiment rapide ?

En pratique, la plupart des éditeurs promettent une prise en main rapide. En réalité, certains outils nécessitent une formation de plusieurs heures avant d’être opérationnels. Pour une PME ou une collectivité qui n’a pas de responsable informatique dédié, c’est souvent rédhibitoire.

Un bon indicateur : est-ce qu’un salarié non technique peut créer son compte, saisir ses horaires et consulter son planning sans aide extérieure ? Si la réponse est non, l’adoption par les équipes terrain sera difficile.

L’essai gratuit est là pour ça. Profitez en vraiment, pas juste pour voir l’interface, mais pour simuler une vraie semaine de travail avec vos ressources et vos contraintes.

3. L’accès mobile est-il utilisable ou juste présenté comme une feature ?

Pourtant, presque tous les logiciels de planning se vantent d’être accessibles sur mobile. Mais il y a une différence entre une interface web qui s’affiche sur téléphone et une application réellement pensée pour être utilisée sur un écran de 6 pouces.

Pour les équipes terrain (agents de sécurité, techniciens, serveurs, agents communaux) l’accès mobile n’est pas une option. C’est le principal point d’accès au planning. Testez l’interface mobile pendant l’essai gratuit, pas seulement sur ordinateur.

4. Le logiciel gère-t-il les horaires de nuit correctement ?

C’est pourtant un point souvent négligé dans les comparatifs. Un poste de 22h à 6h du matin doit s’afficher sur une seule cellule sans être allongé entre deux journées. Beaucoup d’outils gèrent mal cette situation et affichent les postes de nuit de façon illisible.

📖 En savoir plus sur l’option d’affichage de nuit : https://www.sodeasoft.com/planning-web/planning-travail-de-nuit.php#setup

Si vous avez des salariés qui travaillent la nuit ; gardiennage, hôtellerie, hôpitaux, boulangeries, c’est un critère non négociable. Vérifiez le pendant l’essai.

5. L’éditeur met-il vraiment le logiciel à jour ?

Les logiciels que personne ne maintient vieillissent mal. Les navigateurs évoluent, les usages changent, les équipes remontent des besoins – un éditeur actif intègre ces retours régulièrement.

Concrètement, la bonne pratique : Regarder le changelog de l’éditeur. Est-ce qu’il y a des mises à jour régulières ? Les corrections de bugs sont-ils rapides ? Est-ce que de nouvelles fonctionnalités apparaissent chaque trimestre ? C’est un signe de santé du produit.

À titre d’exemple, Planning Web sort une mise à jour chaque mois, avec des améliorations fonctionnelles (jalons, tâches à planifier par glisser-déposer, double authentification 2FA, sous-niveaux d’affectation) et des corrections basées sur les retours clients.

6. Où sont hébergées vos données ?

Dans un contexte RGPD, la localisation des données a son importance. L’hébergement en Europe – idéalement en France – simplifie la conformité et vous évite des questions de vos clients ou de votre DPO.

Certains éditeurs hébergent leurs données aux États-Unis ou dans des régions non précisées. C’est acceptable pour beaucoup d’usages, mais pour des données RH (horaires, congés, informations salariés), mieux vaut vérifier.

7. Le support est-il joignable par téléphone ?

Un logiciel de planning c’est un outil du quotidien. Quand quelque chose ne fonctionne pas, on n’a pas forcément le temps d’attendre une réponse par email sous 48h. Avoir un numéro de téléphone et un interlocuteur qui connaît votre dossier change tout.

C’est d’ailleurs souvent ce qui distingue les petits éditeurs spécialisés des grandes plateformes : le support humain, réactif, qui répond à la personne et pas à un ticket.

8. Peut-on faire évoluer l’abonnement seul, sans contacter le support ?

Votre équipe grandit, vous recrutez deux personnes, vous avez besoin d’ajouter des ressources. Est-ce que vous pouvez le faire vous-même en deux clics depuis votre espace client, ou est-ce que vous devez envoyer un email, attendre une réponse, signer un avenant ?

Le self-service sur l’abonnement (ajouter des utilisateurs, des ressources) c’est un confort qui compte dans le quotidien d’un responsable qui n’a pas de temps à perdre.

Ce que ça donne en pratique

Ces huit critères ne sont pas théoriques. Ce sont les questions que posent les responsables qui ont déjà essayé un logiciel et ont été déçus. Trop cher une fois les options activées, trop compliqué pour les équipes terrain, pas de support joignable, données hébergées on-ne-sait-où.

Planning Web a été construit en tenant compte de ces retours depuis 1996. Prix affiché publiquement, accès mobile optimisé, hébergement Azure en France, support téléphonique, mises à jour mensuelles, et évolution d’abonnement en self-service depuis l’espace client. Selon votre secteur, les priorités varient : gardiennage, BTP, restauration, mairie ou PME — chaque métier a ses contraintes spécifiques.

Quel est le prix d’un logiciel de planning en ligne ?

Les tarifs varient selon le nombre d’utilisateurs et la durée d’abonnement. Un bon logiciel affiche ses prix publiquement, sans rendez-vous préalable. Planning Web propose des tarifs dégressifs selon la durée, consultables directement sur le site.

Un logiciel de planning fonctionne-t-il sur smartphone ?

Oui, à condition que l’interface soit réellement conçue pour mobile et pas seulement adaptée. Pour les équipes terrain, l’accès mobile est souvent le point d’accès principal au planning.

Où sont hébergées les données d’un logiciel de planning en ligne ?

Cela dépend de l’éditeur. Planning Web héberge ses données sur Microsoft Azure, dans un datacenter situé en France, ce qui simplifie la conformité RGPD.

Peut-on essayer un logiciel de planning sans carte bancaire ?

Planning Web propose un essai gratuit de 10 jours, sans carte bancaire et sans engagement, avec accès à toutes les fonctionnalités.

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