Planning Web ajoute un tableau des heures sous l’agenda PDF d’un salarié. Il indique, jour par jour, les heures travaillées, les heures de nuit, les heures hors plage et les heures non travaillées.
Ensuite, il affiche les totaux de la période. Vous imprimez ou transmettez ainsi un seul document, sans recalcul à la main.
Pourquoi ajouter un tableau des heures au planning d’un salarié ?
Parce qu’un planning indique quand une personne travaille, mais pas combien d’heures cela représente. Pour le savoir, beaucoup de responsables comptent à la main ou recopient les horaires dans un tableur. Cette double saisie prend du temps. De plus, elle laisse la place aux écarts entre le planning affiché et les heures retenues.
Le tableau des heures supprime cette étape. Le PDF reprend les calculs de Planning Web et les place sous la grille de l’agenda. Par conséquent, le salarié, son responsable et le service administratif lisent les mêmes chiffres, sur le même document. C’est utile dans une PME, une collectivité ou une entreprise du bâtiment, où les équipes alternent souvent jours, nuits et horaires décalés.
Enfin, un document chiffré facilite les échanges. Lorsqu’un salarié conteste un total, le responsable retrouve immédiatement les tâches concernées sur la grille, juste au-dessus du tableau.
Que contient le tableau des heures de l’agenda PDF ?
Le tableau comporte quatre lignes, alignées sur les colonnes de l’agenda. Chaque total se lit donc directement sous son jour :
- Travaillées : les heures de travail du jour ;
- dont nuit : la part de ces heures effectuée de nuit ;
- dont hors plage : la part effectuée hors des plages horaires de la ressource (uniquement pour les ressources en mode « Précis ») ;
- Non travaillées : les heures des tâches qui ne comptent pas comme du travail.
Sous la grille, Planning Web ajoute le total de la page lorsque l’agenda est réparti sur plusieurs pages. Il affiche ensuite les totaux de toute la période. Ainsi, vous contrôlez en un coup d’œil une semaine, un mois ou un cycle complet.
Comment Planning Web calcule-t-il ces heures ?
Planning Web utilise les mêmes règles que sa fonction Calcul d’heures. Le tableau des heures et le calcul d’heures affichent donc des résultats cohérents. Les règles principales sont les suivantes :
- Les codes de tâches sont travaillés ou non travaillés. Le total en tient compte.
- Une tâche sur la journée entière compte les heures prévues de la ressource.
- Une tâche avec une durée saisie est comptée en entier sur son jour de début.
- Une tâche horodatée de 24 heures au maximum, par exemple une nuit de 21 h à 5 h, est rattachée à son jour de début. Au-delà, elle est répartie jour par jour.
- Les heures de nuit et hors plage ne sont comptées que pour les tâches travaillées.
La période est limitée à 13 mois, comme pour le calcul d’heures.
Comment obtenir un agenda PDF avec le tableau des heures ?
Ouvrez Vues individuelles, choisissez la ressource, puis passez en vue Agenda. L’aperçu du PDF s’affiche tout de suite. La barre du haut regroupe quatre réglages :
- La période : dates de début et de fin, avec des raccourcis mois et semaine
- Le nombre de pages : de 1 à 12, pratique au-delà de sept jours
- Journée 24 h : toute la journée au lieu des heures habituelles
- Totaux des heures : active le tableau des heures sous la grille.
Cliquez ensuite sur Télécharger le PDF. Une barre flottante, en bas de l’aperçu, permet de changer de page, de zoomer et d’ajuster le document à la largeur ou à la hauteur de l’écran. Pour plusieurs salariés, l’export groupé reprend les mêmes options et peut fusionner le tout en un seul PDF.
Quel défi technique se cache derrière ce tableau des heures ?
Le défi consiste à garantir un même résultat sur trois supports : l’écran, le PDF et le calcul d’heures. Cela demande de traiter plusieurs cas délicats :
- Aligner chaque total sous la bonne colonne, même lorsque l’agenda s’étale sur plusieurs pages
- rattacher correctement une tâche de nuit qui commence un jour et se termine le lendemain
- appliquer les mêmes règles que le calcul d’heures, sans les dupliquer
Le tableau des heures est-il adapté à votre organisation ?
Il convient à toute équipe qui planifie des horaires et doit les vérifier ensuite. Un responsable de PME remet à chaque salarié un agenda chiffré. Une mairie archive le planning d’un agent avec ses totaux. Une entreprise de chantier justifie les heures de nuit d’une équipe. Dans tous les cas, le document est prêt à imprimer ou à transmettre.
Cette option s’ajoute à une fonction que vous connaissez déjà. Vous saisissez vos tâches comme avant, puis vous activez l’option au moment d’éditer le PDF. En outre, vous pouvez la désactiver à tout moment pour revenir à un agenda épuré. Pour les bases de l’impression, consultez notre guide pour imprimer l’agenda d’un salarié.
FAQ : vos questions sur le tableau des heures
Non. Il s’active avec l’option Totaux des heures. Vous gardez ainsi la possibilité d’imprimer un agenda simple, sans tableau. Cette option est partagée avec Total d’heures de la vue Liste.
Oui. L’export groupé permet de choisir plusieurs ressources ou affectations sur une même période. Il reprend les options du PDF et peut fusionner toutes les fiches en un seul fichier.
Non. Planning Web compte les heures de nuit et hors plage uniquement pour les tâches travaillées. Les tâches non travaillées apparaissent dans la ligne Non travaillées.
Sur 13 mois au maximum. L’agenda peut être réparti sur 1 à 12 pages, avec un total par page et un total pour la période.
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