Partager un planning avec un client ou un sous-traitant demande, dans la plupart des outils, de créer un compte, de gérer un mot de passe, ou d’envoyer un PDF qui devient obsolète dès la première modification. GNT Planning Web propose une approche plus simple : un lien de consultation, sans compte à créer côté destinataire.
Voici comment cette fonctionnalité fonctionne concrètement, et comment l’utiliser efficacement.
Générer un lien de partage
Depuis un planning ouvert dans GNT Planning Web, vous générez un lien public en lecture seule en quelques secondes. Deux options facultatives accompagnent ce lien :
- Un libellé pour identifier facilement à qui il est destiné (par exemple « Version client » ou « Sous-traitant lot 3 »).
- Une date d’expiration, si l’accès ne doit être valable que pour une durée limitée.
Le lien peut ensuite être envoyé par email ou tout autre canal. Le destinataire n’a besoin ni de créer de compte, ni de saisir de mot de passe : il clique et accède directement au planning.
Plusieurs liens peuvent être actifs en même temps, selon votre plan d’abonnement. Cela permet, par exemple, de donner un accès différent à chaque client ou chaque intervenant sur un même chantier.
Ce que voit le destinataire
La personne qui ouvre le lien accède à une vue Gantt complète et interactive en navigation : elle peut zoomer, se déplacer par jour, semaine ou mois, et passer en plein écran. En revanche, aucune action de modification n’est possible. Déplacer ou redimensionner une tâche, cliquer sur un événement pour l’éditer : toutes ces actions sont désactivées sur cette vue.
Le destinataire peut néanmoins exporter le planning en PDF directement depuis cette vue partagée, avec un pied de page qui identifie l’origine du partage. Il dispose aussi d’une page d’information affichant l’entreprise, le créateur du planning et la date de dernière mise à jour.
Cette combinaison permet une consultation autonome, sans que le destinataire ait besoin de vous solliciter pour obtenir une version à jour.
Suivre les consultations
Pour chaque lien créé, vous retrouvez dans votre interface une liste complète des statistiques associées : nombre de visiteurs uniques, nombre total de visites, et statut du lien (actif, expiré ou révoqué).
Ce suivi est anonyme : aucune donnée personnelle n’est collectée sur les visiteurs, seul un identifiant technique côté navigateur permet de distinguer les visites uniques des visites répétées.
Révoquer ou faire expirer un lien
Un lien de partage peut être révoqué à tout moment. Il devient alors immédiatement invalide, même si le destinataire tente d’y accéder à nouveau. Vous gardez ainsi la main sur qui peut consulter votre planning, et jusqu’à quand.
Ce partage fonctionne sur le principe du lien « à porteur » : toute personne disposant de l'URL peut consulter le planning, sans contrôle nominatif par email ou mot de passe. Transmettez le uniquement aux personnes concernées, et révoquez le une fois l'usage terminé si la confidentialité du planning est sensible.
Bonnes pratiques d’utilisation
Pour tirer le meilleur parti du partage de planning, quelques principes simples permettent d’éviter les mauvaises surprises :
- Nommez systématiquement vos liens. Un libellé clair évite de perdre le fil quand plusieurs liens sont actifs en parallèle.
- Fixez une date d’expiration dès que l’accès n’a pas vocation à être permanent, par exemple pour un audit ou une intervention ponctuelle.
- Révoquez les liens devenus inutiles. Un chantier terminé ou une mission achevée sont de bonnes occasions de faire le ménage.
- Réservez ce partage aux consultations externes non sensibles, puisqu’il n’existe pas de contrôle d’accès par identité dans la version actuelle.
Foire aux questions
Non. Le lien donne un accès direct en lecture seule, sans compte ni mot de passe.
Non. Toute action d’édition, comme déplacer ou redimensionner une tâche, est désactivée sur la vue partagée.
Vous voyez le nombre de visiteurs uniques et le nombre total de visites, mais le suivi reste anonyme : aucune identité n’est associée aux consultations.
Le lien devient immédiatement invalide, y compris pour quelqu’un qui l’aurait déjà utilisé auparavant.
Cela dépend de votre plan d’abonnement. Le plan Free permet un lien actif à la fois, tandis que les plans Pro et Team offrent un nombre illimité de liens simultanés.
Pour aller plus loin
Le partage de planning est l’une des fonctionnalités qui distinguent GNT Planning Web d’un simple envoi de PDF par email. Pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités et les différences entre les plans Free, Pro et Team, consultez la page dédiée sur sodeasoft.com/gnt-planning.
Si votre équipe gère plutôt un planning d’affectation classique, l’article Gestion des congés en ligne peut aussi vous intéresser.
