SodeaSoft

Une ressource, une activité, un client

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planning-activite-client

Un rendez-vous dans le planning est forcément lié au minimum à une date et heure et à une ressource. Selon la profession, on l’appellera « un agent », « un ouvrier », « un collaborateur » etc… notez que c’est modifiable dans le logiciel mais pour rester généraliste, on restera sur « Ressource ».
De même, le terme « client » dépend de votre activité. Par exemple dans une mairie où le planning est utilisé, ce mot est remplacé par « Site » : L’agent Jean tond la pelouse sur le site du Stade Coubertin… La fonction reste la même mais le faite d’adapter le vocabulaire selon le métier est importante.

Concrètement

Mais ce rendez-vous est souvent lié à un client. Dans Planning Pro vous pouvez faite cette liaison. Mais je vois souvent des utilisateurs qui créent des tâches avec le nom de leur client ! Ils n’utilisent donc pas la Gestion de Clients. Du coup ils passent à côté de pas mal de possibilité que le logiciel peut leur apporter. Dans le logiciel de planning voici les icones correspondants :

ressource client activité

Rapport d’activités

Ainsi en affectant correctement la tâche au client le logiciel peut vous faire des rapports très intéressant comme toutes les activités passées par client pour une période donnée ou inversement toutes les activités faite par un salariés chez l’ensemble des clients où il est intervenu. Et bien d’autre.

Depuis la version de février 2016, Planning Pro ajoute de nouveaux rapports très intéressants si on utilise l’affectation de clients :

  • Rapport d’heures Clients / Ressources
  • Rapport d’heures Ressources / Clients

rapport planning

Version d’essai

Si vous ne possédez pas Planning Pro, une version d’évaluation est disponible en téléchargement en suivant ce lien : http://www.sodeasoft.com/planning-pro/telechargement-logiciel-de-planning-sodeasoft.php

Utilitaires PDFCreator et Sumatra PDF

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Voici deux utilitaires gratuits qui me paraissent indispensables pour vos logiciels :

PDFCreator

large_pdfcreator_logoPDFCreator permet de créer des fichiers PDF à partir de n’importe quel logiciel capable d’imprimer. La création d’un fichier PDF devient une jeu d’enfant :

  1. Définissez vos profils et paramètres.
  2. Imprimez vos documents via l’imprimante « PDFCreator »
  3. Enregistrez votre fichier PDF ou envoyer-le comme courriel

Cet utilitaire est gratuit et je souhaite mettre le lien ici et directe depuis ce blog car il y a parfois des liens qui vous installe des malware ou autre saloperie sur votre ordinateur : https://www.logiciel-de-planning.fr/download/PDFCreator-2_1_2-setup.exe

Sumatra PDF

sumatrapdfSumatra PDF est un lecteur gratuit pour documents PDF (et autres…) pour Windows. Sumatra PDF est petit, portable et démarre très rapidement. Ce qui me plait dans cette utilitaire c’est qu’il est beaucoup moins gourmand d’Adobe Reader. AdobeReader fait environ plus de 100Mo lors de son installation ; SumatraPDF à peine 10Mo ! Lorsque votre besoin est juste de lire des PDF, de les imprimer, SumatraPDF est parfait.

Voici le lien pour télécharger cet utilitaire : J’ai totalement confiance en son site : https://www.sumatrapdfreader.org/download-free-pdf-viewer-fr.html

Installer Planning Server en Service Windows

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La version 10 intégre dorénavant un nouvel utilitaire permettant d’installer « SodeaSoft Server » en tant que Service Windows. C’est à dire que « SodeaSoft Server » s’exécute au démarrage de Windows, et fonctionne en tâche de fond sans intervention de l’utilisateur ni interface graphique. L’avantage est surtout qu’aucune session utilisateur n’a besoin d’être ouverte.

Ce mode est surtout apprécié lorsque l’on possède plusieurs licences de Planning Pro et que l’on possède un ordinateur server.

planning server en service windows

Comme on le voit dans la capture écran précédente, on trouve donc dans le dossier d’installation du logiciel SodeaSoft Planning Pro un nouvel icone nommé « ServiceInstaller« . Son utilisation est extrêmement simple. Il possède 4 boutons. Le premier permet d’installer « SodeaSoft Server » en tant que Service, le second permet d’exécute ce nouveau service, le troisième d’arrêter le service et enfin le dernier de désinstaller le service. Notez qu’il faut exécuter cet utilitaire en « tant qu’administrateur ».

SodeaSoft Service Installer

Une fois le service installé, vous pouvez aussi le gérer depuis la console dédiée ; Windows possède une gestion des services, elle est accessible depuis les outils d’administration du panneau de configuration, ou depuis l’invite de commandes en tapant «services.msc» (MSC, pour Microsoft Console, qui est en fait la console contenant tous les logiciels enfichables, tels que par exemple Services, Gestionnaire d’événements ou encore Gestion de l’ordinateur.

services.msc

Voici une capture d’écran de cette console où l’on retrouve le service « SodeaSoft Planning Server » :

Service SodeaSoft Planning server

Planning Pro passe en version 10

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planning pro nouvelle version10Quoi de neuf dans la nouvelle version ?

Parmi l’ensemble des nouveautés et amélioration que composte la version 10 de SodeaSoft Planning Pro, j’ai choisi de vous présenter les nouveautés que je préfère !

Edition native au format PDF

L’impression individuelle subit une grosse amélioration de toute part. Dorénavant toutes les impressions sont faite directement au format PDF sans besoin de logiciels tiers. L’impression papier se fera donc depuis le logiciel de visualisation des fichiers PDF.

De plus on a maintenant la possibilité d’ajouter un logo d’entête au document

Planning logo impression

Envoi des plannings par email

Si vous possédez un vrai compte email (POP / SMTP) avec votre nom de domaine, vous pouvez envoyer les plannings individuels de à vos salariés ou clients. Il suffit de paramétrer votre compte et le corps de l’email :

Paramétrage de l'envoi d'email

Ensuite si vous avez ajouté l’email de votre salarié ou votre client, vous cliquez sur le bouton [Envoyer] et Planning Pro s’occupe de tout !

Tri alphabétique

J’en connais un paquet qui vont être heureux(se)s ! Vous avez maintenant le choix d’afficher la liste de vos clients ou salariés selon l’ordre naturel de saisi ou de choisir un affichage par ordre alphabétique dans la liste des impressions individuels :

choix alphabétique planning

Afficher la semaine de travail

Dans les options du logiciel, vous avez renseigné vos plages horaires par jours et peut être que par exemple le samedi et dimanche soit pour vous deux journées non travaillés. Lorsque vous cliquez sur une semaine, vous avez maintenant le choix de n’afficher que les colonnes du lundi au vendredi !

semaine de travail

Mise à jour automatique de vos logiciels

Si on possède plusieurs licences de Planning Pro et qu’une nouvelle version est disponible, il suffit maintenant de mettre à jour le logiciel serveur et de lui renseigner l’emplacement où vous avez enregistré le programme d’installation. Ainsi dès qu’un utilisateur ouvrira son logiciel, il sera averti qu’il faut mettre à jour et le logiciel lui proposera de le faire. De plus si vous ajouter la commande /S au chemin, l’utilisateur n’aura pas les fenêtres du programme d’installation !

mise à jour automatique du planning

Nouvelle liste de choix des tâches prédéfinis

Lorsque l’on ajoute des tâches prédéfinis, on crée une code qui servira à l’identification de la tâche surtout pour le calcul d’heure et une désignation. A la création d’une nouvelle tâche dans le planning, la liste affiche maintenant deux colonnes permettant de bien visualiser la tâche à paramétrer. De plus si on peut trier les colonnes :

nouvelle liste de choix des tâches

Plein d’autres nouveautés existe, la liste complète est disponible dans votre Espace client !

Une version d’évaluation de la version 10 est disponible à ce lien http://www.sodeasoft.com/planning-pro/telechargement-logiciel-de-planning-sodeasoft.php

Nouvelle version du logiciel Planning Pro

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planningpro version 9.0.4

Mise à jour 4 de la version 9

C’est le 4 septembre dernier que la version 9.0.4 de SodeaSoft Planning Proa été mise à disposition.

Qu’est ce qui a été apporté depuis la mise à jour précédente

• Lors de l’importation des ressources, il est maintenant possible d’importer une ressource qui est rattachée à plusieurs groupes. Pour cela il suffit de séparer les groupes d’appartenances par une virgule dans le fichier .CSV.
• Amélioration de la synchronisation avec Microsoft Outlook. Pour rappel, vous pouvez relier la ligne d’une ressource à un calendrier de votre Outlook (non exchange) et ainsi tous les rendez-vous que vous ajoutez (ou retirez) sur Outlook seront mis (ou enlevé) dans Planning Pro et inversement
• Au niveau de la création des tâches via la fenêtre de propriétés, une accélération a été faite déjà à l’ouverture de cette fenêtre puis lors de la saisie des heures. En effet auparavant, un contrôle sur les heures de départ/fin et durée était fait et si l’utilisateur saisissait, par erreur, n’importe quoi on ne pouvait pas « appliquer » la modification. Cette vérification a été amélioré afin de rendre l’expérience utilisateur moins contraignante
• Depuis la version 7.0, qui utilisait le système Client/serveur, la palette de couleurs est resté inchangée. Les temps changent, le design évolue, ainsi que les goûts, on a donc repensait cette palette par défaut afin de vous aidez à mieux choisir vos affectations de couleurs. L’ancienne n’a pas été supprimée et se sonne « EBLM » dans le choix complémentaire.
• Un gros travail a été fait sur le programme d’installation et de désinstallation du logiciel. Il a fallu s’adapter aux différentes versions des Windows et des droits donnés à certains utilisateurs. Au passage, la certification de l’éditeur EBLM a été revalidée par les autorités de gestions.
• Une amélioration a été apportée dans la visualisation du planning lorsque l’on choisit de voir moins de 3 jours (créneaux horaires basculant de manière horizontale) ainsi lorsque l’on déplaçait une tâche entre deux jours visibles.
• Si le logiciel est affiché sur un second écran, les menus contextuels changent d’aspects et repassent en mode ‘système’, sans entrer dans le détail, c’est un autre menu ; Et bien la fonction « coller » n’apparaissait pas.
animation planning pro

Disponibilité du planning

Selon votre contrat, cette version est disponible depuis votre espace client (http://support.sodeasoft.com). Une version d’évaluation est à disposition afin de tester gratuitement le logiciel : http://www.sodeasoft.com/planning-pro/telechargement-logiciel-de-planning-sodeasoft.php

Planning pour cabinet médical et infirmières

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planning assistante médicale
Un nouveau plug-in a été ajouté au logiciel SodeaSoft Planning Pro pour répondre aux besoins de centres médicaux comme les cabinets dentaires ou autres par exemple.

Le principe est de pouvoir planifier trois entrées : Le docteur, l’assistante et la salle. Ainsi il sera très facile d’obtenir le planning des occupations des cabinets médicaux. Quotidiennement vous pouvez donc éditer ce document avec les affectations des salles :planning affectation cabinet

Le travail est simple car le logiciel se charge de vous lister les ressources (docteur, infirmière) disponible lors de l’affectation. Il va donc regarder si la ressources n’est pas affecté dans une autre salle ou simplement absent (congés, vacation externe…) :
affectation docteur infirmière

Ce module d’active depuis les options du logiciel. A votre disposition si vous avez besoin d’aide ! informations à cette page : http://www.sodeasoft.com/contactez-nous

Si vous ne possédez pas le logiciel de planning, une version d’évaluation est disponible à cette page http://www.sodeasoft.com/planning-pro/. On peut aussi vous faire un démonstration en ligne

Fusionner deux articles dans un devis

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Il existe une fonction dans les logiciels SodeaSoft Business et Etudes permettant de fusionner deux ou plusieurs postes d’un devis en un seul. Depuis l’onglet [edition] choisissez l’option « Sélection multiple ».
Cela peut être très utilise lorsque l’on souhaite faire un chiffrage groupé. Mais prenons un exemple pour illustrer cette fonction :

Exemple :

Prenons ces deux postes dans un devis :
postes à fusionner dans le devis
En activant la sélection multiple :
bouton-selection
vous pourrez sélectionne les postes à fusionner en appuyant sur la touche CTRL gauche de votre clavier puis en ouvrant le menu contextuel via un clic sur le bouton droit de votre souris, choisissez « Fusionner les postes » :
fusionner-deux-postes
Cette fonction va donc fusionner les deux descriptifs ainsi que les deux sous-détails de produits en un seul poste.
Attention, IL EST IMPERATIF DE CONTROLER LE MONTANT DE CE NOUVEAU POSTE CAR SELON LES COEFFICIENTS, UNITE, QUANTITE, CETTE FONCTION NE TENTE PAS DE FAIRE UNE MOYENNE DE CES COEFFICIENTS. IL CONVIENT DONC A L’UTILISATEUR DE RECALCULER SON PRIX DE VENTE
poste-fusionne-devis

Si vous ne possédez pas SodeaSoft Business, vous pouvez télécharger gratuitement une version d’évaluation de ce logiciel à ce lien : http://www.sodeasoft.com/business/telecharger-logiciel-devis-facture-business.php

Le calendrier mensuel pour Planning Pro

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Calendrier Mensuel est un Plug-in dédié à SodeaSoft Planning Pro qui permet d’apporter une nouvelle vue de votre logiciel de planning préféré : Comme son nom l’indique clairement c’est une vue mensuelle et individuelle :
calendrier mensuel

SodeaSoft Calendrier mensuel se télécharge gratuitement depuis ce lien : http://www.sodeasoft.com/planning-pro/telechargement-logiciel-calendrier-mensuel.php ou directement depuis votre logiciel Planning Pro à l’onglet [Affichage]. Une fois installé, vous pourrez avoir cet aperçu directement dans votre interface ou indépendamment du logiciel Planning Pro. Sans action de l’utilisateur le calendrier se mettra à jour automatiquement si le planning est modifier par le ou les utilisateurs de Planning Pro.

Dans cette vue il est possible de rattacher des dates de calendriers extérieurs (iCalendar) comme par exemple le calendrier des vacances scolaires (exemple : en ajoutant ce lien http://media.education.gouv.fr/ics/Calendrier_Scolaire_Zones_A_B_C.ics, le planning ajoutera les dates des vacances des trois zones française)
abonnement à un icalendar
Ce module complémentaire vient de passer en version 1.1 et ne vous en privez pas !

Copier rapidement un rendez-vous dans le planning

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Dans la version 8 était apparu une fonction de copie de tâche très rapide ; Bien sûr, ça existe toujours dans la version actuelle mais je constate que beaucoup d’utilisateur ne connaisse pas cette astuce : Tout le monde sait déplacer une tâche d’une journée à une autre (ou d’un horaire à un autre via la vue en agenda) avec la souris, c’est une manipulation naturelle, et bien en faisant cette même manipulation et en maintenant la touche CONTRÔLE (ctrl) enfoncée, vous allez réaliser une duplication de cette tâche !
Vous constaterez que c’est beaucoup plus rapide que de faire un « contrôle c, contrôle v » 😉
ctrl-copie

Autres fonctions pour COPIER

Evidement il existe toujours dans le menu contextuel (clique droit) les fonctions COPIER et COLLER mais selon ce que le nombre de tâche à répéter sans pour autant avoir besoin de l’outil de Périodicité vous pouvez aussi coller la semaine ou journée complète pour la ressources ou l’ensemble des lignes de votre planning et selon le groupe affiché !

Exemple : Coller une semaine :

Copier n’importe quelle tâche de la semaine d’origine, effectuer une clic droit puis choisisser « COPIER » :
copie une tâche
Puis effectuer un clic droit sur une journée de la semaine de destination et choisisser « COLLER SEMAINE » :
coller une semaine
Le résultat est bien entendu la copier de la semaine. Notez que dans le menu contextuel il y avait aussi la fonction « COLLER LA SEMAINE COMPLETE » qui permet de coller TOUTES LES TACHES de toutes les ressources de la sélectionnée à l’origine vers une nouvelle semaine.
Copier une semaine de planning

Comme vous le voyez, il existe de nombreuses fonctions et astuces qui vous permettrons de gagner du temps !
menu contextuel

Si vous ne possédez pas SodeaSoft Planning Pro, vous pouvez télécharger à ce lien une version d’évaluation à des fins de tests : http://www.sodeasoft.com/planning-pro/telechargement-logiciel-de-planning-sodeasoft.php

Autoliquidation TVA sous-traitant – Bâtiment

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A compter du 1er janvier 2014, pour les contrats de sous-traitance conclus à cette date dans le secteur du bâtiment, la TVA se rapportant aux travaux réalisés doit être acquittée mais par l’entrepreneur principal et plus par le sous-traitant.

Travaux concernés sont : travaux immobiliers, à savoir les travaux de construction, y compris ceux de réparation, de nettoyage, d’entretien, de transformation et de démolition effectués en relation avec un bien immobilier par une entreprise sous-traitante.

Gestion des TVA

Dans SodeaSoft Business ou Etudes, il vous suffit d’ajouter une tva à zéro depuis les options générales du logiciel dans la rubrique « Coefficients » :
ajout d'une tva à 0
Ainsi depuis la facture il vous suffit de sélectionner cette TVA nulle: Sélection d'une TVA à 0
Il est aussi obligatoire d’insérer une note à votre facture : « Autoliquidation »

Si vous ne possédez pas le logiciel SodeaSoft Business, voici un lien où vous pourrez télécharger une version d’évaluation : http://www.sodeasoft.com/business/telecharger-logiciel-devis-facture-business.php