Un compte GNT Planning Web démarre souvent avec deux ou trois plannings. Quelques mois plus tard, ce sont vingt, trente plannings qui s’accumulent à la racine, sans structure. Retrouver le bon devient long, et chaque collaborateur voit tout, même ce qui ne le concerne pas. Une habitude simple évite ce désordre : classer ses plannings dans des dossiers dès la création du compte.
Pourquoi ranger ses plannings dès le départ
Créer des dossiers après coup, une fois que trente plannings traînent à la racine, prend du temps. Les nommer par chantier, par client ou par service dès le début coûte quelques minutes et structure durablement votre espace de travail. Chaque nouveau planning trouve immédiatement sa place, et vos collègues s’y retrouvent sans avoir à chercher.
Cette organisation a un second effet, moins visible au départ : elle rend possible la gestion fine des accès de votre équipe.
Créer et organiser ses dossiers dans GNT Planning Web
Depuis l’écran d’accueil, en vignettes, un menu d’actions rapides permet de déplacer un planning dans un dossier, en glisser-déposer ou via le menu contextuel. Les dossiers se créent à la volée, par projet, par client ou par équipe selon votre activité. Si un dossier est supprimé, les plannings qu’il contenait ne disparaissent pas : ils repassent simplement à la racine, dans « Mes plannings ».
Cette structure en dossiers est disponible sur tous les comptes. Elle prend tout son sens à partir du moment où plusieurs collaborateurs travaillent sur le même compte.
Le bénéfice caché : restreindre l’accès de vos collaborateurs
Une fois vos plannings organisés en dossiers, un Superviseur peut restreindre un Utilisateur ou un Consultant à un ou plusieurs dossiers précis. Cette personne ne verra alors que les plannings de ces dossiers. Tout le reste, les autres dossiers comme les plannings restés à la racine, lui devient invisible.
Concrètement, un chef d’équipe qui gère plusieurs chantiers peut donner à chaque collaborateur la visibilité sur son seul chantier, sans créer de compte séparé ni dupliquer les plannings. La restriction s’applique immédiatement, sans reconnexion nécessaire, et se lève tout aussi simplement en décochant les dossiers concernés.
Ce que peut faire, et ne peut pas faire, un utilisateur restreint
Un collaborateur restreint garde une vraie autonomie dans son périmètre. Il peut ouvrir, modifier, dupliquer les plannings de ses dossiers autorisés, et créer de nouveaux plannings à l’intérieur. Il peut aussi renommer ou supprimer ses dossiers, et en créer de nouveaux, qui s’ajoutent automatiquement à sa liste.
En revanche, aucune action n’est possible à la racine : ni création de planning, ni import d’un fichier .gntx. Un Superviseur, lui, ne peut jamais être restreint. Et si tous les dossiers autorisés à un utilisateur sont supprimés, il reste restreint et ne voit plus aucun planning, jusqu’à ce qu’on lui attribue de nouveaux dossiers ou qu’on lève la restriction.
Faut-il réorganiser tous ses plannings pour utiliser la restriction par dossiers ?
Non. La restriction s’applique aux dossiers existants. Mais partir avec une structure en dossiers dès le début évite d’avoir à tout réorganiser plus tard.
Un collaborateur restreint peut-il voir les plannings de ses collègues dans un dossier autorisé ?
Oui. La restriction porte sur les dossiers, pas sur les personnes. Dans un dossier autorisé, il voit les plannings de tous ceux qui y ont accès.
Que se passe-t-il si je supprime un dossier auquel un collaborateur est restreint ?
Les plannings du dossier repassent à la racine. Si c’était le seul dossier autorisé au collaborateur, il ne voit plus aucun planning tant qu’un Superviseur ne lui attribue pas de nouveaux dossiers.
Un Superviseur peut-il être restreint à certains dossiers ?
Non, un Superviseur a toujours accès à l’ensemble des dossiers et plannings de l’entreprise.
Cette fonctionnalité est-elle disponible sur le plan Free ?
Non, elle est réservée aux plans Pro et Team.
Bien organisé dès le premier jour, un compte GNT Planning Web reste lisible même à plusieurs dizaines de plannings, et vous gardez la main sur qui voit quoi.
La gestion des congés en ligne est l’un de ces sujets que l’on remet souvent à plus tard. Tant que ça tient avec des emails et un fichier partagé, pourquoi changer ? Jusqu’au jour où une demande passe entre les mailles, deux personnes partent la même semaine, et le planning est à refaire.
Cet article s’adresse aux responsables RH et dirigeants de PME qui cherchent à fiabiliser ce processus, sans y consacrer une fortune ni plusieurs mois de déploiement.
Le problème : ce que coûte vraiment l’absence d’un outil dédié
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des congés repose sur un assemblage fragile : un email envoyé au manager, une réponse orale, une case cochée dans un tableau Excel que personne ne met vraiment à jour, et parfois un Post-it collé sur l’écran.
Ce fonctionnement a un coût réel, souvent invisible.
En effet, chaque demande génère en moyenne deux à trois échanges avant d’être validée. Ainsi, en multipliant ce temps par le nombre de collaborateurs et de demandes annuelles, on obtient plusieurs jours de travail perdus, uniquement pour gérer des absences.
Ce fonctionnement a un coût réel, souvent invisible. En effet, chaque demande de congés génère en moyenne deux à trois échanges avant d’être validée. Ainsi, si l’on multiplie ce temps par le nombre de collaborateurs et par le nombre de demandes annuelles, on obtient plusieurs jours de travail perdus par an, uniquement pour traiter des absences.
À cela s’ajoute le risque d’erreur : une validation non répercutée sur le planning, une absence accordée alors qu’un collègue est déjà parti, une demande oubliée dans une boîte mail. Ces situations abîment la confiance entre les équipes et placent le manager dans une position inconfortable.
Enfin, sans visibilité sur les absences à venir, anticiper les périodes de sous-effectif devient très difficile. Organiser les remplacements à temps l’est tout autant.
Ce que change la gestion des congés en ligne
Passer à un outil dédié ne signifie pas forcément investir dans un SIRH complet. Pour une PME, en effet, l’objectif est plus simple : un espace unique où les demandes sont formulées, traitées et répercutées sur le planning.
C’est exactement ce que permet un logiciel de planning pour PME conçu pour des équipes de taille humaine, sans couche de complexité inutile.
Concrètement, les bénéfices concrets sont au rendez-vous dès les premières semaines :
D’abord, Côté collaborateur, la demande se fait directement dans l’outil, en quelques secondes. Plus besoin d’envoyer un email et d’attendre une réponse perdue dans la boîte du manager.
Ensuite, Côté manager, toutes les demandes en attente sont regroupées au même endroit. Il voit d’un coup d’œil les périodes concernées, les chevauchements éventuels, et valide ou refuse avec une action simple.
Enfin, Côté planning, l’absence validée apparaît immédiatement dans le planning de l’équipe. Aucune ressaisie, aucune synchronisation manuelle à faire.
Comment Planning Web gère les demandes de congés
Planning Web propose un système de demandes de congés intégré directement à l’outil de planification. Il repose sur un principe de rôles simples à configurer.
Concrètement, un collaborateur reçoit le rôle Auxiliaire : il peut poser des tâches dans le planning, mais celles-ci restent en attente de validation. Visuellement, la demande est clairement identifiée (arrière-plan en zigzag) pour la distinguer des tâches confirmées.
Dès lors, le responsable voit toutes les demandes en attente et peut les valider ou les refuser depuis l’interface. Une fois validée, la tâche bascule dans le planning actif et devient visible pour toute l’équipe.
Cette approche présente par ailleurs un avantage souvent sous-estimé : le manager valide en ayant sous les yeux le contexte complet. Il voit ainsi immédiatement si une autre personne est déjà absente sur la même période, sans avoir à croiser plusieurs fichiers. Vous pouvez consulter le détail du fonctionnement sur la page dédiée à la gestion des demandes de congés.
Pourquoi centraliser absences et planning dans le même outil
Beaucoup d’entreprises utilisent deux outils distincts : un pour les congés, un pour le planning. Cette séparation crée inévitablement des désynchronisations.
C’est pourquoi, l’avantage d’un outil unifié est que la validation d’une absence met automatiquement à jour le planning, sans aucune intervention supplémentaire. Le responsable n’a pas à reporter manuellement l’information d’un système à l’autre.
Cela change aussi la façon dont on anticipe. Quand les absences futures sont visibles sur le même écran que les tâches planifiées, les décisions de remplacement ou de réorganisation se prennent bien plus tôt, et bien plus sereinement.
Pour les équipes qui cherchent un outil complet et adapté à 2026, notre guide choisir un logiciel de planning en 2026 vous aidera à cadrer votre choix selon vos besoins réels.
🔔 Savoir si votre demande de congés est acceptée
Poser une demande de congés, c’est souvent accepter d’attendre. En effet, le responsable a-t-il vu la demande ? Va-t-il valider aujourd’hui ou la semaine prochaine ? Sans réponse, difficile d’organiser ses projets personnels.
Planning Web résout ce point d’incertitude avec la surveillance de tâche. Ainsi, lorsqu’un collaborateur pose une demande de congés, il peut activer la surveillance directement depuis la tâche. Un simple clic sur l’icône en forme d’œil suffit. Dès que le responsable valide ou refuse, le collaborateur reçoit une notification push dans son navigateur, sans devoir se reconnecter.
Par ailleurs, ce mécanisme fonctionne dans les deux sens. Le responsable peut également surveiller une tâche de congés et recevoir une notification si le collaborateur la modifie : dates décalées, libellé changé, annulation.
Ce que cela change au quotidien :
Concrètement, plusieurs allers-retours inutiles disparaissent :
Tout d’abord, le collaborateur n’a plus besoin de relancer son manager pour connaître l’état de sa demande.
Ensuite, le manager n’a plus besoin de penser à prévenir la personne après sa décision.
Enfin, Planning Web transmet la décision automatiquement, au moment où elle intervient.
De plus, le collaborateur retrouve ses surveillances actives dans le panneau de notifications et peut en désactiver une à tout moment.
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Planning Web propose un accès d’essai sans engagement. Configurez votre premier planning, invitez vos collaborateurs et testez le circuit de validation des congés en quelques minutes.
La gestion des congés en ligne consiste à centraliser les demandes d’absences, leur validation et leur impact sur le planning dans un outil accessible depuis un navigateur. Elle remplace les échanges par email et les fichiers Excel par un processus structuré et visible par tous les acteurs concernés.
Comment éviter que deux salariés partent en même temps ?
En visualisant les demandes de congés directement sur le planning de l’équipe, le manager voit immédiatement les chevauchements avant de valider une nouvelle demande. C’est l’un des principaux avantages d’un outil unifié par rapport à la gestion par email.
Les salariés peuvent-ils poser leurs congés eux-mêmes ?
Oui. Avec Planning Web, un collaborateur disposant du rôle Auxiliaire peut déposer une demande directement dans le planning. Celle-ci reste en attente de validation jusqu’à ce qu’un responsable l’approuve ou la refuse.
Faut-il un logiciel RH complet pour gérer les congés ?
Non. Pour une PME, un logiciel de planning intégrant un circuit de validation des absences suffit dans la grande majorité des cas. Un SIRH complet représente un investissement et une complexité souvent disproportionnés par rapport aux besoins réels d’une équipe de 5 à 50 personnes.
Planning Web est-il adapté aux petites équipes ?
Oui, Planning Web est conçu pour les PME et les équipes de taille humaine. Il est utilisable sans formation longue et propose un essai gratuit pour tester les fonctionnalités, dont la gestion des demandes de congés, avant tout engagement.
Le collaborateur est-il averti dès que sa demande de congés est traitée ?
Oui. En activant la surveillance sur sa demande, le collaborateur reçoit une notification push dans son navigateur au moment précis où le responsable valide ou refuse. Il n’a pas besoin de se reconnecter pour le savoir, ni de relancer son manager. La décision lui parvient dès qu’elle est prise.
Prêt à simplifier la gestion des congés de votre équipe ?
Planning Web s’installe en quelques minutes et s’adapte à votre organisation dès les premiers jours. Essayez gratuitement et voyez la différence sur votre planning.
Pour gérer un planning d’équipe, Excel a rendu de bons et loyaux services… Dans beaucoup d’entreprises, c’est encore lui qui gère les plannings, les congés, les absences. Et ça fonctionne, jusqu’à un certain point.
Ce point, la plupart des responsables le reconnaissent après coup. Quand l’équipe a grandi. Lorsque deux personnes ont modifié le fichier en même temps et que personne ne sait quelle version est la bonne. Quand un salarié appelle un dimanche soir pour savoir s’il travaille lundi parce qu’il n’a pas accès au fichier depuis son téléphone.
Ce n’est pas qu’Excel soit mauvais. C’est qu’il n’a pas été conçu pour ça.
Les 5 limites d’Excel pour gérer un planning d’équipe
1. Personne n’est notifié quand quelque chose change
Vous modifiez le planning jeudi à 17h. Vos salariés ne le voient pas, sauf s’ils pensent à rouvrir le fichier. Résultat : des malentendus, des absences, des doublons. Excel ne prévient personne, c’est à vous de le faire, à la main, à chaque changement.
2. Le fichier ne se consulte pas depuis un téléphone
Techniquement, un fichier Excel partagé sur OneDrive ou Google Drive est accessible depuis mobile. En pratique, lire un tableau avec des dizaines de colonnes sur un écran de 6 pouces est inutilisable. Pour les équipes terrain ; agents de sécurité, techniciens, serveurs, agents communaux, c’est un vrai problème au quotidien.
3. Les conflits de versions arrivent vite
Dès que deux personnes modifient le fichier en même temps, les problèmes commencent. ⚠️Qui a la bonne version ? Qui a écrasé la modification de l’autre ? Avec une équipe de 10 personnes ou plus, ce scénario arrive régulièrement et génère des erreurs difficiles à tracer.
4. Le calcul des heures est manuel et fragile
Vous avez probablement des formules pour calculer les heures de chaque salarié. Ces formules fonctionnent tant que personne ne touche à la structure du tableau. Dès qu’on ajoute une colonne, déplace une ligne ou copie-colle maladroitement, les calculs déraillent – souvent sans que personne ne s’en aperçoive immédiatement.
5. La gestion des congés n’est pas intégrée
Excel ne gère pas les demandes de congés. Vous avez soit un onglet dédié, soit un autre fichier, soit des emails. Rien n’est lié au planning. Le responsable doit faire la jonction manuellement entre la demande, la validation et la mise à jour du planning. C’est du temps perdu à chaque fois.
Et parlons de la personne qui est dédiée à créer les nouveaux mois ou années 😊 ? Lire aussi : Calendrier partager en ligne
Ce qu’un logiciel de planning dédié change vraiment
Passer à un logiciel de planning ne signifie pas tout réapprendre. Les concepts sont les mêmes : des ressources, des créneaux, des périodes. Ce qui change, c’est que l’outil a été conçu pour ça — et ça se ressent sur chaque tâche du quotidien.
Chaque salarié voit son planning depuis son téléphone. Pas besoin d’appeler, pas besoin d’accéder à un fichier partagé. L’information est là, à jour, accessible en permanence.
Les modifications sont visibles en temps réel. Vous changez un horaire, tout le monde le voit immédiatement. Plus de version obsolète qui circule, plus de malentendu sur qui travaille quand.
Les congés sont intégrés au planning. Un salarié soumet une demande depuis l’application, vous la validez en un clic, le planning se met à jour automatiquement. Tout est au même endroit.
Le calcul des heures est automatique. En fin de mois, vous avez un récapitulatif clair par salarié, par période, par type de tâche. Pas de formule à maintenir, pas d’erreur silencieuse.
L’accès est géré par rôle. Un chef d’équipe voit et modifie son équipe. Un consultant ne voit que son propre planning. Vous gardez le contrôle sans avoir à protéger des onglets ou masquer des colonnes.
Comment migrer sans tout réinventer
La crainte principale quand on envisage de quitter Excel, c’est la migration. « On a des années de données dedans », « les équipes sont habituées », « ça va prendre du temps ».
En pratique, la transition est moins lourde qu’on ne l’anticipe, à condition de procéder méthodiquement.
Étape 1 – Ne migrez pas l’historique. Vos anciennes données Excel n’ont pas besoin d’être importées. Commencez le logiciel à partir d’aujourd’hui ou de la semaine prochaine. L’historique reste consultable dans vos anciens fichiers si besoin.
Étape 2 – Commencez avec une équipe. Pas besoin de basculer toute l’organisation d’un coup. Choisissez une équipe de 5 à 10 personnes, créez le planning sur une ou deux semaines, et voyez si ça correspond à votre façon de travailler.
Étape 3 – Laissez les salariés tester l’accès mobile. C’est souvent là que l’adhésion se joue. Quand un salarié réalise qu’il peut consulter ses horaires depuis son téléphone sans appeler personne, la résistance au changement disparaît rapidement.
Étape 4 – Basculez la gestion des congés en premier. C’est la fonctionnalité qui génère le plus de gain de temps immédiat pour le responsable. Les demandes, les validations, le suivi des soldes – tout centralisé, sans email ni tableau séparé.
Planning Web propose un essai gratuit de 10 jours sans carte bancaire. La plupart des équipes qui testent ont leur premier planning opérationnel en moins d’une journée.
FAQ
Peut-on importer son planning Excel dans un logiciel de planning ?
La plupart des logiciels de planning ne proposent pas d’import direct depuis Excel, et ce n’est généralement pas nécessaire. Il est plus efficace de recréer la structure (ressources, équipes, types de tâches) directement dans le logiciel, qui prend moins d’une heure pour une équipe standard. L’historique des données Excel reste accessible dans vos fichiers existants.
Combien coûte un logiciel de planning par rapport à Excel ?
Excel est inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365, donc son coût direct est faible. Mais son coût réel inclut le temps passé à maintenir les formules, gérer les conflits de versions et traiter les erreurs. Un logiciel de planning comme Planning Web coûte quelques euros par utilisateur et par mois — souvent inférieur au temps économisé dès le premier mois.
Un logiciel de planning fonctionne-t-il sans formation ?
Oui, à condition de choisir un outil conçu pour des profils non techniques. La prise en main de Planning Web ne nécessite pas de formation : les équipes sont opérationnelles en autonomie dès la première utilisation.
Excel peut-il suffire pour une petite équipe ?
Pour une équipe de 3 à 5 personnes avec des horaires stables, Excel peut encore suffire. Dès que l’équipe grandit, que les horaires varient, ou que plusieurs responsables doivent accéder et modifier le planning, les limites d’Excel apparaissent rapidement et le gain d’un logiciel dédié devient évident.
Dans une PME, la gestion des plannings et des congés c’est rarement le problème numéro un. Jusqu’au jour où ça le devient. Un tableau Excel qui part dans tous les sens, deux salariés qui ont posé leurs congés sur la même semaine sans que personne ne s’en rende compte, un responsable qui passe une heure le dimanche soir à reconstituer le planning de la semaine suivante.
C’est souvent à ce moment-là qu’on commence à chercher une solution.
Le problème avec Excel
Excel n’est pas un mauvais outil. C’est juste un outil qui n’a pas été conçu pour gérer des plannings d’équipe. Il ne notifie personne quand quelque chose change, il ne se consulte pas facilement depuis un téléphone, et dès qu’on est plusieurs à le modifier, les conflits de versions arrivent vite.
Dans une PME de 10 à 50 personnes, c’est souvent le responsable RH ou le dirigeant lui-même qui gère tout ça à la main. Ce temps-là a une valeur, et il pourrait être mieux employé.
Ce qu’on attend d’un logiciel de planning en PME
Les besoins ne sont pas forcément complexes. Ce que cherchent la plupart des PME, c’est assez simple : savoir qui est là, qui est absent, qui fait quoi cette semaine, et pouvoir le consulter depuis n’importe où.
La gestion des congés est souvent le point de départ. Centraliser les demandes, les valider, voir d’un coup d’œil les périodes où l’équipe est réduite. Puis vient la gestion des plannings eux-mêmes : affecter les tâches, gérer les remplacements, suivre les heures.
La prise en main, c’est le vrai critère
Dans une PME, on n’a pas de DSI pour déployer un logiciel et former les équipes. Il faut que l’outil soit opérationnel rapidement, que les salariés comprennent comment consulter leur planning sans qu’on leur explique pendant une heure, et que le responsable puisse faire les modifications lui-même sans dépendre d’un prestataire.
C’est souvent ce qui fait la différence entre un outil qu’on adopte et un outil qu’on abandonne au bout de trois semaines. La complexité d’un logiciel conçu pour les grandes entreprises est souvent inadaptée aux besoins d’une équipe de 15 personnes.
Pour les collectivités et mairies, les enjeux sont proches mais avec des spécificités propres au secteur public — voir notre guide pour les mairies.
Ce que ça donne concrètement avec Planning Web
Chaque salarié a accès à son planning depuis son téléphone. Il voit ses horaires, ses tâches affectées, ses congés validés. Il n’a plus besoin d’appeler pour savoir s’il travaille vendredi.
Les demandes de congés se font directement dans l’application. Le responsable reçoit la demande, la valide ou la refuse, et le planning se met à jour automatiquement. Plus de post-it, plus d’emails perdus.
Le calcul des heures est automatique. En fin de mois, on a un récap clair des heures par salarié, par type de tâche, par période. Utile pour la paie et pour vérifier que les contrats sont respectés.
Le planning est modifiable en temps réel. Un imprévu, un remplacement à organiser, une réunion qui tombe dans le planning, on modifie en deux clics depuis son téléphone et tout le monde voit la mise à jour immédiatement.
La question du prix
C’est souvent ce qui freine les PME dans l’adoption d’un logiciel. On imagine des coûts importants, des contrats annuels rigides, des fonctionnalités qu’on ne comprend pas et qu’on ne paie pourtant.
Planning Web fonctionne sur un modèle simple : on paie par utilisateur, par mois, avec un tarif qui diminue sur les abonnements plus longs. Pas de frais cachés, pas de module supplémentaire obligatoire. Une PME de 10 personnes sait exactement ce qu’elle va payer avant de s’engager.
Par où commencer ?
Si vous gérez une équipe et que la gestion des plannings ou des congés vous prend plus de temps qu’elle ne devrait, le plus simple est de tester directement. L’essai gratuit de 10 jours vous donne accès à toutes les fonctionnalités, sans carte bancaire, sans engagement.
La plupart des équipes qui testent ont leur planning opérationnel en moins d’une journée.
À partir de combien de salariés est-il utile d’avoir un logiciel de planning ?
Dès 5 à 10 personnes, un logiciel de planning fait gagner du temps sur la gestion des congés et des remplacements. En dessous, un tableau partagé peut suffire. Au-delà, le coût en temps d’un Excel mal maintenu dépasse rapidement le prix d’un abonnement.
Un logiciel de planning peut-il remplacer Excel ?
Oui, et avec des avantages concrets : notifications automatiques, accès mobile, calcul d’heures intégré, gestion des demandes de congés. Excel ne notifie personne et ne se consulte pas facilement depuis un téléphone.
Comment gérer les congés d’une petite équipe simplement ?
Avec Planning Web, chaque salarié soumet sa demande depuis l’application. Le responsable valide en un clic, et le planning se met à jour automatiquement pour toute l’équipe.
Le logiciel fonctionne-t-il sans responsable informatique ?
Oui. La prise en main est conçue pour des profils non techniques. La plupart des équipes sont opérationnelles en moins d’une journée.
Dans la restauration, le planning c’est un casse-tête permanent. Les horaires à la coupure, les extras qui changent d’une semaine à l’autre, les congés qui tombent pendant les périodes chargées, les remplacements de dernière minute un samedi soir, tout le monde dans ce secteur connaît.
Et pourtant, beaucoup d’établissements gèrent encore ça à la main. Un tableau sur le frigo en salle de pause, des messages WhatsApp pour confirmer les horaires. Ou encore un fichier Excel que seul le responsable sait lire.
Le planning en restauration, c’est particulier
Ce qui rend le planning compliqué dans ce secteur, c’est la variabilité. Contrairement à un bureau où tout le monde arrive à 9h et repart à 18h, en restauration chaque journée est différente. Service du midi, service du soir, coupure, fermeture le lundi, rush le week-end, les combinaisons sont infinies.
Ajoutez à ça les extras, ces personnes qui interviennent ponctuellement et dont il faut quand même garder une trace pour les heures et les bulletins de paie! Et vous avez un planning qui change en permanence et qui doit rester lisible pour tout le monde.
Ce que ça change concrètement
Un logiciel de planning adapté à la restauration ne va pas révolutionner votre façon de travailler. Mais il va régler quelques problèmes précis qui font perdre du temps chaque semaine :
Tout le monde voit son planning en temps réel. Un serveur peut consulter ses horaires depuis son téléphone sans avoir à appeler le responsable. Moins d’appels, moins de malentendus.
Les extras sont gérés comme les autres. Une ligne dans le planning, des heures saisies, un export en fin de mois pour la paie. Plus de feuilles volantes.
Le calcul d’heures est automatique. Pour les employés à temps partiel ou avec des horaires variables, le logiciel cumule les heures par période. Utile pour vérifier qu’on ne dépasse pas les contrats.
Les absences se gèrent en deux clics. Un employé malade, on le saisit, on voit le trou, on trouve le remplacement. Tout est tracé.
Salle, cuisine, bar, des équipes séparées dans le même outil
Dans un restaurant, vous avez souvent plusieurs équipes qui fonctionnent en parallèle : la salle, la cuisine, parfois le bar ou la réception pour un hôtel-restaurant. Planning Web permet d’organiser les ressources par groupe — une couleur par équipe, un filtre par service, sans mélanger tout le monde dans un planning illisible.
Le responsable de salle voit son équipe, le chef de cuisine voit la sienne, et le directeur a la vue d’ensemble. Chacun a les droits d’accès qui correspondent à son rôle.
La question des plannings cycliques
Beaucoup d’établissements fonctionnent avec des cycles récurrents, semaine A / semaine B, roulement sur 3 semaines, etc. C’est exactement ce que gère bien un logiciel de planning : on crée le cycle une fois, on le duplique sur les semaines suivantes, et on ajuste les exceptions au fur et à mesure.
Ça évite de recréer le planning from scratch chaque semaine, ce qui est souvent la tâche la plus chronophage pour un responsable de restaurant.
Et pour l’hôtellerie ?
Les besoins sont proches : réception, housekeeping, restauration de l’hôtel, service petit-déjeuner, autant d’équipes à coordonner avec des horaires décalés. La logique est la même : une ligne par employé, des tâches affectées par service, un accès mobile pour tout le monde.
Ce qu’on entend souvent dans l’hôtellerie, c’est le besoin de visibilité sur le long terme, savoir à l’avance qui est disponible pendant les vacances scolaires ou les événements locaux qui font exploser la fréquentation.
Si vous gérez une équipe en restauration ou en hôtellerie et que la gestion des plannings vous prend trop de temps chaque semaine, le plus simple est de tester l’outil directement sur votre propre organisation.
L’essai gratuit de 10 jours vous permet de créer vos ressources, saisir une semaine type, et voir si ça correspond à votre façon de travailler, sans engagement, sans carte bancaire.
Comment gérer les extras dans un planning de restaurant ?
Dans Planning Web, les extras sont ajoutés comme n’importe quelle ressource. Leurs heures sont saisies normalement et exportables en fin de mois pour la paie, sans feuilles volantes ni tableur séparé.
Comment planifier les horaires à la coupure ?
Les horaires à la coupure (midi + soir) se saisissent comme deux tâches distinctes sur la même journée pour un même employé. Le calcul d’heures les agrège automatiquement.
Peut-on gérer salle et cuisine dans le même planning ?
Oui. Planning Web permet d’organiser les ressources par groupe avec des couleurs distinctes. Le responsable de salle voit son équipe, le chef de cuisine la sienne, et le directeur a la vue d’ensemble.
Comment prévenir les employés d’un changement de planning ?
Chaque modification est visible en temps réel par tous les employés depuis leur smartphone. Plus besoin d’appel ou de message WhatsApp pour confirmer un changement d’horaire.
SodeaSoft développe Planning Web depuis 1996. Plus de 2 300 entreprises, dont de nombreux établissements de restauration et d’hôtellerie, l’utilisent pour gérer leurs équipes au quotidien.
La gestion d’équipe dans un planning recouvre deux réalités distinctes : les utilisateurs qui accèdent au planning pour le consulter ou le modifier, et les équipes de personnes que vous planifiez. Dans Planning Web, ces deux notions se rejoignent et s’organisent facilement.
La fausse bonne idée
J’ai souvent entendu des personnes qui au départ voulaient regrouper en une ligne leurs salariés qui sont en équipes. C’est peut être cohérent dans certains cas car en effet on gagne du temps pour la planification de ces binônes
Malheureusement on va vite se rendre compte que cela pose plus d’inconvénients que d’avantage. L’illustration suivante va vous montrer en un coup d’oeil le problème qui arrivera rapidement si on utilise une ligne pour deux.
Mais est-ce plus long pour planifier ?
Je pense que c’est pas la bonne question qu’il faut se poser car à moins d’avoir du personne clôné qui est en congés en même temps, ou qui tomberait malheureusement malade au même moment.
Les outils de duplication comme les copier/coller de tâches / semaine complète existent et l’astuce qui existe aussi bien dans SodeaSoft Planning Web que SodeaSoft Planning Pro qui consiste à déplacer une tâche en maintenant la touche CTRL pour la dupliquer vous fera gagner en efficacité :
📢Une personne par ligne !
Vous imaginez maintenant bien comment on gagne en flexibilité ! Aussi, dès qu’on fera un calcul d’heures, il serait complétement faussé si une ligne correspondrait à plusieurs personne. Alors en utilisant une ligne par personne, je vous invite à utiliser l’arrière plan pour regrouper visuellement vos salariés. :
Regrouper vos équipes par couleur
La gestion d’équipe dans Planning Web : à quoi ça sert concrètement ?
La liste d’équipes que l’on peut créer servira évidemment à grouper nos ressources dans une ou plusieurs équipes mais aussi si on souhaite limiter l’accès à un utilisateur du planning à certaines ressources.
Liste de vos équipes
Maintenant on peut affecter un salarié à une ou plusieurs équipes. Si le salarié n’a aucune affectation et bien cela signifira qu’il sera visible lorsque l’on filtre à aucune équipe
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