Partager un planning avec un client ou un sous-traitant demande, dans la plupart des outils, de créer un compte, de gérer un mot de passe, ou d’envoyer un PDF qui devient obsolète dès la première modification. GNT Planning Web propose une approche plus simple : un lien de consultation, sans compte à créer côté destinataire.
Le lien peut aussi autoriser la modification du planning par une autre entreprise
Voici comment cette fonctionnalité fonctionne concrètement, et comment l’utiliser efficacement.
Générer un lien de partage
Depuis un planning ouvert dans GNT Planning Web, vous générez un lien public en quelques secondes. Trois options facultatives accompagnent ce lien :
- Un libellé pour identifier facilement à qui il est destiné (par exemple « Version client » ou « Sous-traitant lot 3 »).
- Une date d’expiration, si l’accès ne doit être valable que pour une durée limitée.
- Par défaut, le lien est en lecture seule. Cochez « Modification possible » pour autoriser une personne d’une autre entreprise à modifier le planning.
Le lien peut ensuite être envoyé par email ou tout autre canal. Le destinataire n’a besoin ni de créer de compte, ni de saisir de mot de passe : il clique et accède directement au planning.
Plusieurs liens peuvent être actifs en même temps, selon votre plan d’abonnement. Cela permet, par exemple, de donner un accès différent à chaque client ou chaque intervenant sur un même chantier.
Ce que voit le destinataire
La personne qui ouvre le lien accède à une vue Gantt complète et interactive en navigation : elle peut zoomer, se déplacer par jour, semaine ou mois, et passer en plein écran. En revanche, aucune action de modification n’est possible. Déplacer ou redimensionner une tâche, cliquer sur un événement pour l’éditer : toutes ces actions sont désactivées sur cette vue.
Le destinataire peut néanmoins exporter le planning en PDF directement depuis cette vue partagée, avec un pied de page qui identifie l’origine du partage. Il dispose aussi d’une page d’information affichant l’entreprise, le créateur du planning et la date de dernière mise à jour.
Cette combinaison permet une consultation autonome, sans que le destinataire ait besoin de vous solliciter pour obtenir une version à jour.
Peut-on partager un planning en modification ?
Oui. Un lien peut aussi autoriser la modification du planning par une personne d’une autre entreprise : sous-traitant, client ou partenaire. Cochez « Modification possible » en créant le lien, ou sur un lien existant. La personne invitée ouvre le lien, se connecte avec son propre compte GNT Planning Web (Free, Pro ou Team), puis clique sur « Modifier ce planning ». Ses changements sont enregistrés directement dans votre planning, qui reste le vôtre. Elle ne peut ni le renommer, ni le supprimer, ni le partager, et l’historique des révisions vous reste réservé. Une seule personne modifie à la fois. Pour le détail des droits, des plans et des limites, lisez l’article Partager un planning en modification avec une autre entreprise.
Suivre les consultations
Pour chaque lien créé, vous retrouvez dans votre interface une liste complète des statistiques associées : nombre de visiteurs uniques, nombre total de visites, et statut du lien (actif, expiré ou révoqué).
Ce suivi est anonyme : aucune donnée personnelle n’est collectée sur les visiteurs, seul un identifiant technique côté navigateur permet de distinguer les visites uniques des visites répétées.
Révoquer ou faire expirer un lien
Un lien de partage peut être révoqué à tout moment. Il devient alors immédiatement invalide, même si le destinataire tente d’y accéder à nouveau. Vous gardez ainsi la main sur qui peut consulter votre planning, et jusqu’à quand. Décocher « Modification possible » repasse immédiatement la personne invitée en lecture seule.
Ce partage fonctionne sur le principe du lien « à porteur » : toute personne disposant de l'URL peut consulter le planning, sans contrôle nominatif par email ou mot de passe. Transmettez le uniquement aux personnes concernées, et révoquez le une fois l'usage terminé si la confidentialité du planning est sensible.
La modification exige de se connecter avec un compte GNT Planning Web.
Bonnes pratiques d’utilisation
Pour tirer le meilleur parti du partage de planning, quelques principes simples permettent d’éviter les mauvaises surprises :
- Nommez systématiquement vos liens. Un libellé clair évite de perdre le fil quand plusieurs liens sont actifs en parallèle.
- Fixez une date d’expiration dès que l’accès n’a pas vocation à être permanent, par exemple pour un audit ou une intervention ponctuelle.
- Révoquez les liens devenus inutiles. Un chantier terminé ou une mission achevée sont de bonnes occasions de faire le ménage.
- Réservez la consultation externe aux contenus non sensibles, et le partage en modification à des partenaires de confiance.
Foire aux questions
Pas pour consulter : le lien en lecture seule donne un accès direct. Pour modifier le planning, il doit se connecter avec son propre compte GNT Planning Web.
Seulement si vous cochez « Modification possible ». Par défaut, toute édition est désactivée.
Vous voyez le nombre de visiteurs uniques et le nombre total de visites, mais le suivi reste anonyme : aucune identité n’est associée aux consultations.
Le lien devient immédiatement invalide, y compris pour quelqu’un qui l’aurait déjà utilisé auparavant.
Cela dépend de votre plan d’abonnement. Le plan Free permet un lien actif à la fois, tandis que les plans Pro et Team offrent un nombre illimité de liens simultanés.
Pour aller plus loin
Le partage de planning est l’une des fonctionnalités qui distinguent GNT Planning Web d’un simple envoi de PDF par email. Pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités et les différences entre les plans Free, Pro et Team, consultez la page dédiée sur sodeasoft.com/gnt-planning.
Si votre équipe gère plutôt un planning d’affectation classique, l’article Gestion des congés en ligne peut aussi vous intéresser.