Peut-on partager un planning en modification avec une autre entreprise ? Oui, avec GNT Planning Web. Un lien de partage peut autoriser la modification du planning par un sous-traitant, un client ou un partenaire.
Vous travaillez alors à plusieurs sur le même planning de Gantt, qui reste la propriété de votre entreprise. Une seule condition : la personne invitée doit avoir son propre compte GNT Planning Web, en plan Free, Pro ou Team. Cet article détaille la marche à suivre, les droits de l’invité et les limites à connaître.
À quoi sert le partage en modification ?
Et bien, ça sert à travailler à plusieurs entreprises sur un seul planning, sans échanger de fichiers. Jusqu’ici, un lien de partage restait en lecture seule. Votre sous-traitant consultait le planning, puis vous communiquait ses changements par un autre canal. Vous deviez ensuite les saisir vous-même.
Avec le partage en modification, l’invité saisit lui-même ses changements. Il n’existe donc plus qu’une seule version du planning, toujours à jour. C’est utile pour un chantier, pour un projet mené avec un client ou pour un planning partagé avec un partenaire.
Comment partager un planning en modification ?
Il faut créer un lien de partage et cocher l’option « Modification possible ». Voici les étapes :
- Sur l’explorateur de Planning, faites un clic droit sur la vignette du planning, puis choisissez Partager.
- Cochez Modification possible, puis cliquez sur Créer un lien.
- Envoyez le lien à votre interlocuteur.
Vous pouvez aussi cocher ou décocher cette option sur un lien déjà créé. Le changement s’applique aussitôt. Si vous décochez la case, la personne invitée repasse immédiatement en lecture seule.
L’option est disponible dans les trois plans. Seul le nombre de liens actifs change : un seul en Free, sans limite en Pro et Team.
Comment la personne invitée modifie-t-elle le planning ?
Elle ouvre le lien, se connecte, puis clique sur « Modifier ce planning ». Concrètement :
- Elle ouvre le lien reçu : le planning s’affiche d’abord en lecture seule.
- Elle clique sur Se connecter, en haut à droite, et utilise son compte. Elle revient automatiquement sur le planning partagé.
- Elle clique sur Modifier ce planning, dans le bandeau jaune.
Ensuite, le planning apparaît dans son tableau de bord, dans la section Partagé avec moi, en bas de la page. Elle peut le rouvrir de là, sans repasser par le lien. Cette section indique l’état de chaque planning : Modification, Lecture ou Lien révoqué.
Pour nettoyer la liste, un clic droit permet de retirer un planning. Le bouton « Retirer les liens révoqués » supprime d’un coup tous les liens devenus invalides. Retirer un planning de sa liste ne le supprime pas chez son propriétaire.
Que peut faire la personne invitée ?
Elle peut modifier le contenu du planning, l’imprimer et l’exporter en PDF. Elle agit sur les évènements, les titres, les liaisons et, selon son plan, l’avancement. Ses modifications sont enregistrées directement dans le planning de votre entreprise. Un bandeau « Planning partagé par … » le lui rappelle dans l’éditeur.
En revanche, elle ne peut pas renommer, déplacer, dupliquer, supprimer ou partager le planning. Elle ne peut pas non plus consulter, restaurer ou supprimer l’historique des révisions, qui reste réservé à l’entreprise propriétaire. Enfin, un utilisateur au rôle Visualiseur dans son entreprise reste en lecture seule.
Le plan de l’invité change-t-il ce qu’il peut modifier ?
Oui. Les fonctions de l’éditeur suivent le plan de la personne invitée, et non celui du propriétaire. Tout compte peut modifier le planning, quel que soit son plan. Les fonctions avancées, elles, dépendent de l’abonnement de l’invité.
Prenons un exemple : Une entreprise en plan Pro partage un planning avec un invité en plan Free. Cet invité n’a pas accès à l’avancement, aux zones de texte, aux jours particuliers, aux propriétés de liaison, au suivi prévu/réalisé ni à l’export .gntx.
Ses données ne sont pas perdues pour autant. Les zones de texte, l’avancement et la référence restent dans le planning et s’affichent. L’invité ne peut simplement pas les modifier. Lorsqu’il enregistre, elles sont conservées.
L’inverse fonctionne aussi : Une entreprise en plan Free peut partager avec un invité en plan Pro, qui profite alors de toutes les fonctions Pro sur ce planning. De plus, le planning partagé ne compte pas dans le quota de plannings de l’invité. Un invité Free qui a atteint son maximum peut donc modifier un planning partagé.
Les détails de chaque plan sont sur la page de comparaison de GNT Planning Web.
Qu’est-ce que le partage consomme chez le propriétaire ?
Les enregistrements de l’invité utilisent le quota de révisions du propriétaire, et les fichiers sont stockés dans son espace. Chaque enregistrement entre dans l’historique des révisions de votre planning, dans la limite prévue par votre plan. Gardez-le en tête si plusieurs personnes modifient souvent le même planning.
Que se passe-t-il quand plusieurs personnes ouvrent le planning ?
Une seule personne modifie à la fois. Le verrou d’édition fonctionne comme entre collègues. L’adresse e-mail de la personne qui a le planning ouvert est affichée aux autres, donc chacun sait à qui s’adresser.
Autre point : l’accès est personnel. Chaque collègue de la personne invitée doit ouvrir le lien lui-même, en étant connecté.
Comment reprendre la main sur le planning ?
Décochez « Modification possible », ou supprimez le lien. Décocher la case repasse l’invité en lecture seule immédiatement. Supprimer le lien, ou le laisser expirer, coupe l’accès : le planning apparaît alors en « Lien révoqué » dans la liste de l’invité. Dans tous les cas, le planning reste chez vous.
Quelles bonnes pratiques adopter ?
- Nommez le lien avec le nom de l’entreprise invitée, pour savoir à qui il correspond.
- Fixez une date d’expiration si la collaboration a une durée connue.
- Décochez « Modification possible » quand la mission est terminée.
- Réservez le partage en modification à des partenaires de confiance, car leurs changements s’écrivent dans votre planning.
Foire aux questions
Oui. Elle se connecte avec son propre compte GNT Planning Web, en plan Free, Pro ou Team. Pour une simple consultation, le lien en lecture seule reste utilisable sans compte.
Oui. Tout compte peut modifier, mais les fonctions avancées suivent son plan.
Non. Le verrou d’édition limite la modification à une personne à la fois.
Non. Seule votre entreprise peut le renommer, le déplacer, le dupliquer, le supprimer ou le partager.
Non. Un invité déjà au maximum de son plan peut quand même le modifier.